Syfte och nytta med Transportsedel

Bakgrund

Transportsedel används för att hantera uppkomna transportrelaterade kostnader som inte hanteras via leveranser. Exempel på detta är ersättning till entreprenörer som utför arbete på virkesterminaler, transportföretag som utför snöröjning eller transportföretaget som vill erhålla ersättning för väntetid på mottagningsplats. Transportsedel förenklar administrationen då själva fakturahanteringen elimineras. Transportsedel används i vissa fall även om möjlighet finns att hantera kostnaden via tillägg och avdrag, som uppkommer vid olika aktiviteter.

Om attest av Transportsedel skall vara obligatoriskt eller inte regleras i befraktarkontraktet eller transportföretagskontrakt mellan parterna.

Samtliga uppgifter som registreras i transportsedlarna är möjlig att följa upp i BI rapporten: Underlag Transportaffär [446] som återfinns i rapportportalen. Rapporten är en sammanställning av redovisade leveranser och transportsedlar över en månadsperiod för befraktare och transportföretag.

När Transportsedel är skapad integreras den ut via affärsobjektet, Fakturaunderlag tilläggstjänster. Mottagare av denna är köpare och säljare av transportssedeln.

Roller och behörigheter

• Biometria administratör får: Administrera alla Transportsedlar.
• Transportadministratör får: Administrera Transportsedlar där man är köpare eller säljare.
• Transportanvändare får: Se transportsedlar där man är köpare eller säljare.
• Transportsedelansvarig: Den aktör som har rätt att makulera och korrigera en transportsedel.

Transportsedel

Skapa Transportsedel

Det finns två möjligheter att skapa en Transportsedel. Transportsedlar kan skapas med eller utan mall. Hur man skapar en mall för transportsedlar samt gör en Transportsedel utifrån mallen kommer beskrivas i en senare del av denna handbok/instruktion.

1. Utgå från Arbetsyta transport: -> +Ny -> Transportsedel.

2. Följande formulär visas. För att kunna skapa en transportsedel är förutsättningen att ett befraktarkontrakt eller transportföretagskontrakt finns på plats i mellan parterna och att attestkrav är antingen Ja eller Nej på kontraktet. Har man Ja måste köpande part godkänna Transportsedel genom att attestera. Fyll i relevant information om vem som är köpare, säljare och transportsedelsansvarig av transportsedeln samt utförande datum, valuta och tryck sedan OK.

3. Följande vy dyker upp. I huvudet av transportsedel finns det möjlighet att registrera ett förslag på vem som ska attestera transportsedeln , och att eventuellt korrigera fälten valuta, datum eller köpare, transportsedelsansvarig. Rutan Attestering visar Väntar på attest. Statusen på transportsedeln är i detta läge preliminär samt att man ser vilket kontrakt som använts och att kontraktet har ett attestkrav Ja. Rutan Från mall är också tom då denna transportsedel är skapad utan en mall. 

4. Under transportsedelsrader lägger man till de kostnadstyper transportsedeln avser genom att klicka på +Ny. De uppgifter som är obligatoriska att fylla i på radnivå är: Kostnadstyp, Kvantitet, Måttslag samt Pris per enhet. På radnivå finns informationsfält kopplade, där ytterligare information kan registreras. Anges en specifik leverans på rad nivå kommer fälten i informationsfliken populeras med uppgifter kopplade till denna.

I exemplet anges väntetid som kostnadstyp samt under rubriken Leverans kopplar vi väntetiden mot en leverans som har redovisats mellan Köparen och säljaren av transportsedeln. Vi anger kvantitet måttslag samt pris per enhet och får då ett belopp. Observera att uppgifter kring leveransen fylls på i fältet Information nedanför. Fältet information är kopplad till kostnadstypsraden. Lägger man till flera kostnadstypsrader kan man fylla på med information per rad. Här kan man komplettera med ytterligare valfri information förutom det som finns kopplat till leveransen.

5. I exemplet nedan har vi lagt till kostnadstypen Bomkörning. Observera att fältet Information innehåller andra uppgifter än raden för kostnadstypen Väntetid som visas i bilden ovan. Vi har noterat i fritext fältet samt angett avtalsobjektsnumret samt vilket avlägg bomkörningen avser och det transportföretag som avses.

6. När man är klar med sin Transportsedel ändrar man statusen till aktiv och beroende på vilken part som skapar transportsedel och om det finns ett attestkrav i transportkontraktet, så kommer transportsedel få olika statuts. Är det köparen som skapar transportsedel så kommer ingen attest ske utan transportsedel blir automatisk attesterad oavsett om det finns attestkrav eller ej i kontraktet, och integreras därmed ut via affärsobjektet, Fakturaunderlag tilläggstjänster.

Är det en säljare som skapar en Transportsedel kommer den kunna få två olika statusar beroende på om det finns ett attestkrav i transportkontraktet eller inte. Är det attestkrav nej i kontraktet blir transportsedel attesterad automatiskt när den aktiverats och sedan integreras ut via affärsobjektet, Fakturaunderlag tilläggstjänster. Finns det ett attestkrav i kontraktet får transportsedel status Väntar på attest. När transportsedel sedan attesteras av köparen så integreras den ut via affärsobjektet, Fakturaunderlag tilläggstjänster.

Skapa transportsedel i två led

För att skapa en transportsedel i två led börjar man med att skapa en mellan befraktare och ansvarigt transportföretag på vanligt sätt. När transportsedel är skapad och ligger i status preliminär så går man vidare och väljer sedan som steg två att kopiera transportmedlen till nästa led. För att hålla ihop leden så är en ny term skapad – transportsedel föregående led, se bild nedan. Ytterligare termer som skapats är: sammanhållande identitet föregående köpare. Den aktör som kan skapa en transportsedel i två led är det ansvariga transportföretaget samt måste vara transportsedelsansvarig i första ledet av transportaffären.

1. När ni har skapat er transportsedel enligt avsnittet Skapa Transportsedel, i första led av transportaffären mellan köpare och säljare samt att transportsedel har status preliminär då kan aktören som är säljare och transportsedelsansvarig kopiera denna till det utförande transportföretaget genom att klicka på Kopiera -> Kopiera till nästa led.

2. Följande vy dyker upp och här anges säljare (utförande transportföretag) samt man har möjlighet att ange olika provisionsprocent per kostnadstypsrad (bild 1) eller provisionsprocent på alla rader genom att ange Tillämpa provisionsprocent på alla rader: Ja och fylla i rutan för provisionsprocenten (bild 2). När man är klar väljer man Nästa.

Observera! Det går att ta bort eller lägga till prisrader i detta steg men det är inte rekommenderat av Biometria då den kopierade transportsedeln inte matchar med originalet.

3. I denna vy slutför man sin transportsedel eller så har man möjlighet att gå tillbaka om till exempel provisionsprocenten är felaktig på den kopierade transportsedeln, genom att trycka på Bakåt. Väljer man Avbryt återgår man till den transportsedel som vi kopierade ifrån och då går det att komplettera med fler kostnadstyper eller rätta till eventuella felaktigheter för att sedan kopiera återigen till led två. I detta fall väljer vi Slutför.

4. När ovan är klart visas den kopierade sedeln med uppgifter om Köpare i föregående led, sammanhållande ID, Transportsedel föregående led. Det sker följande med transportsedlarna, de hamnar båda i status aktiv och beroende på om befraktaren har ett attestkrav i sitt befraktarkontrakt eller inte, så får transportsedlarna antingen statusen Väntar på attest eller Attesterad. Finns det ett attestkrav i befraktarkontrakt i led ett gäller det även för den kopierade transportsedeln. Attestering/avvisning görs av befraktaren/köpare på transportsedlar i föregående led. Detta gäller även redan attesterade transportsedlar som behöver korrigeras eller makuleras. Hur attestering, avvisning samt korrigering och makulering av transportsedlar i två led beskrivs vidare i detta dokument under respektive aktivitet.

Transportsedel i led två:

Transportsedel led ett:

Mall för Transportsedel

Skapa en mall för transportsedel

Mallar skapas för att underlätta registrering av ofta förekommande företeelser. När man registrerar en mall är följande uppgifter obligatoriska: Ägare av mallen, Valuta, samt kostnadstyp. I mallen är det dessutom möjligt att registrera: Säljare, Köpare, Måttslag, Kvantitet, Apris, Attesteras av, Fritext, Intern referens.

1. Utgå från Arbetsyta transport: -> Genvägar -> Transportsedlar -> Välj Transportsedelmallar.

2. I nästa formulär klicka på Ny, och en ruta dyker upp och namnge din transportsedels mall samt ange den valuta transportsedel avser. Tryck sedan OK.

3. I nästa formulär har man möjlighet att ange de uppgifter som man anser underlätta för att skapa en transportsedel från en mall. I detta exempel registreras, förutom en obligatorisk  kostnadstyp, en säljare. För att ange en kostnadstyp klicka på +Ny under Mall transportsedelsrader. Efter att man angett kostnadstyp bör man lämna kvantiteter och pris per enhet tomt då de kan förändras över tid. Är måttslag stabilt över tid kan man ange detta. När transportsedelsmallen är klar klickar man på att spara. Mallen är klar och kan användas för att snabbt skapa nya transportsedlar.

Skapa Transportsedel från mall

1. Utgå från Arbetsytan transport: -> +Ny -> Transportsedel från mall.

2. Följande vy visas, och man väljer in den mall som man avser använda. Beroende på om man angett köpare och säljare eller vilken valuta i mallen dyker de upp här i respektive ruta. I detta steg ska även transportsedelsansvarig anges. Det finns möjlighet att byta köpare och säljare och valuta i detta steg och använda de förifyllda kostnadstyperna som mallen innehåller. När man är nöjd klickar man på OK. Efterföljande steg för att färdigställa sin Transportsedel finns beskrivet under avsnittet: Transportsedel.

Hantera transportsedlar

Attestera transportsedlar

Som köpare av en transportsedel har man arbetsytan för transport till sin hjälp för att övervaka om några transportsedlar inkommit och väntar på att bli attesterade. Under notisen Transportsedlar som väntar på attest visas de som behövs åtgärdas.

1. För att attestera transportsedlar gå från arbetsytan transport: Genvägar -> Tranportsedlar -> Växla vy -> Väntar på attest. Alternativt klicka på notisen Transportsedlar som vänta på attest på arbetsytan för transport.

2. Följande formulär kommer upp och är en översikt över vilka transportsedlar som finns att attestera. Viktig information i denna vy förutom vem som är köpare och säljare är vem som skall eventuellt attestera transportsedel. För att se innehållet och ta ställning till om en attest skall ske, klicka på en transportsedel i listan.

3. Väl inne på en Transportsedel, gör man valet att attestera eller avvisa transportsedel. Vid avvisning får man meddela säljaren av transportsedel vad som ansågs vara fel genom att ange avvisningsorsak under Avvisningsorsaker. För att göra detta, avisa transportsedel och en rad med datum skapas och man kan ange en avisningsorsak i fritextfältet. Det finns även möjlighet att ange flera avisningsorsaker genom att trycka på +Ny samt skriv orsaken i fritextfältet. Därefter får säljaren av transportsedel en signal att transportsedel blivit avvisad via en notis på arbetsytan för transport, se rubriken nedan Avvisade transportsedlar. Säljaren får korrigera de felaktiga uppgifterna och sedan sätta transportsedel i status aktiv efter åtgärd.

Är uppgifterna korrekta, godkänner attesterande part transportsedel. Detta sker genom att sätta den i status Attesterad. När transportsedel attesterats av köparen, integreras den ut via affärsobjektet, fakturaunderlag tilläggstjänster till köpare och säljare.

Avvisade transportsedlar i ett led

Det är säljare av transportsedeln som åtgärdar avvisade transportsedlar. Som säljare av transportsedel har man arbetsytan för transport till sin hjälp för att övervaka om några transportsedlar blivit avvisade och att man behöver agera för att åtgärda dem. Under notisen Avvisade transporsedlar visas hur många som har blivit avvisade av köparen av transportsedel.

1. För att rätta till transportsedlar som blivit avisade, gå från arbetsytan Transport -> Genvägar ->Tranportsedlar -> Växla vy -> Avisade transportsedlar. Alternativt klicka på notisen Avvisade transportsedlar på arbetsytan för transport.

2. Följande formulär kommer upp och är en översikt över vilka transportsedlar som är avvisade. För att se innehållet och korrigera, klicka på en transportsedel i listan.

3. Vad som var orsaken till avvisningen sätts av köparen på transportsedeln under rubriken Avvisningsorsaker. I transportsedeln utför man den rättning som behöver göras, samt sätter transportsedeln till status Aktiv. Därefter får transportsedeln återigen Attesterings status - Väntar på attest. Köparen får då en signal via notisen Transportsedlar som väntar på attests att de måste agera.

Avvisade transportsedlar i två led

När en transportsedel har blivit avvisad i led ett blir även transportsedeln i led två avvisad. Nedan beskrivs hur en transportsedel i två led kan rättas om de avvisats. (ordet vad).

1. För att rätta till transportsedlar som blivit avvisade, gå från arbetsytan Transport -> Genvägar ->Tranportsedlar -> Växla vy -> Avvisade transportsedlar. Alternativt klicka på notisen Avvisade transportsedlar på arbetsytan för transport.

2. Sök sedan ut de transportsedlar i två led och börja med att korrigera den i led ett genom att klicka på den.

3. Notera att transportsedeln är avvisad samt det finns en varning om att man måste även ändra i led två innan man aktiverar i led ett. Gör de förändringar som krävs och gå sedan till transportsedeln i led två. I vårt fall var priset på Bomkörning fel.

4. Sök ut transportsedeln i led två samt gå in på den. Här blir du uppmärksammad på att attestering av denna transportsedel sker i led ett. För att kunna göra en förändring, notera eventuell provisionsprocent och andra relevanta uppgifter för kostnadstypsraden under fliken information. Radera sedan den/de rader som är felaktiga.

5. I vårt fall var priset för bomkörning fel, kostnaden var 100kr och inte 1 kr. Lägg till det korrekta beloppet och samt ange provisionsprocenten. Gå sedan till transportsedeln i led ett.

6. Väl inne på transportsedel i led ett så sätter man den i status Aktiv.

7. Vid aktivering av transportsedeln dyker följande ruta upp och gör användaren uppmärksam på att även transportsedeln i led två kommer aktiveras och då får köparen av transportsedeln i led ett får en notering om att det finns en transportsedel att attestera.

Korrigera transportsedlar i ett led

Det är endast transportsedelansvarig aktör som kan korrigera en transportsedel. Korrigera transportsedel används i de fall en transportsedel redan är attesterad och det upptäcks att den innehåller felaktiga uppgifter.

1. För att korrigera en transportsedel, gå från arbetsytan Transport -> Genvägar ->Tranportsedlar -> Växla vy -> Attesterade transportsedlar.

2. Välj en transportsedel som ska korrigeras.

3. Välj Funktioner sedan Korrigera.

4. En pop-upp ruta dyker upp med meddelandet Är du säker att du vill korrigera den här transportsedeln? Klicka på OK och följande vy visas. Nu kan man korrigera transportsedeln. Notera att identiteten på den transportsedeln som vi valde att korrigera visas i rutan Ursprunglig transportsedel. Statusen på den transportsedel som vi skall utföra korrigeringen har nu status i preliminär.

5. Gör de förändringar som krävs för att transportsedeln skall bli korrekt och sätt sedan den i status aktiv samt Väntar på attest. Köparen av transportsedeln får då en notis, att en transportsedel behövs attesteras se vidare: Attestera transportsedlar.

6. Samtidig som man väljer att korrigera en transportsedel så skapas det upp en kredit av transportsedeln som integreras ut via affärsobjektet, Fakturaunderlag tilläggstjänster. Mottagare av denna är köpare och säljare av transportssedeln. Kredit transportsedel får en egen identitet som visar vilken den ursprungliga transportsedel var samt en hänvisning till föregående debetsedel det vill säga den sedel som krediterats (den så kallade debet referensen). Den visar även att en korrigering skett.

Korrigera transportsedel i två led

Det är endast säljare som också måste vara transportsedelansvarig på en transportsedel i led ett som kan korrigera en transportsedel i två led. Korrigera transportsedel används i de fall en transportsedel redan är attesterad och det upptäcks att den innehåller felaktiga uppgifter. Korrigerar du en transportsedel i led ett kommer det ske automatiskt att en kreditering sker för båda leden.

1. För att korrigera en transportsedel, gå från arbetsytan Transport -> Genvägar -> Tranportsedlar -> Växla vy -> Attesterade transportsedlar.

2. Välj den transportsedel som ska korrigeras.

3. Välj Funktioner sedan Korrigera.

4. Följande ruta dyker upp, Här får man information om att transportsedeln i led två kommer makuleras samt måste kopieras återigen för led två. Här väljer vi OK.

5. Följande vy dyker upp och här ser man den nya transportsedeln som skapats den har ett nytt ID men en koppling till den ursprungliga transportsedeln som är krediterad. Här gör man de ändringar som krävs. Efter detta följer man stegen i 3.2. Skapa transportsedel i två led för att kopiera återigen till led 2.

6. Samtidigt som man väljer att korrigera en transportsedeln i två led så skapas det upp en kredit av transportsedeln i led ett som integreras ut via affärsobjektet, fakturaunderlag tilläggstjänster. Mottagare av denna är köpare och säljare av transportssedeln. Kredit transportsedel får en egen identitet som visar vilken den ursprungliga transportsedel var samt en hänvisning till föregående debetsedel det vill säga den sedel som krediterats (den så kallade debet referensen). Den visar även att en korrigering skett. För Transportsedeln i led två skickas det ut en kredit och en integration ut likt ovan för led ett samt att den krediterade får status Makulerad.

Transportsedel i led ett: Kreditering.

Transportsedel i led två: Kreditering samt makulerad.

Makulera transportsedlar i led ett

Det är endast transportsedelansvarig aktör som kan makulera en transportsedel. Denna funktion används i de fall då en transportsedel som är redan attesterad och är helt felaktigt utav något skäl.

1. För att makulera en transportsedel, gå från arbetsytan Transport -> Genvägar -> Tranportsedlar -> Växla vy -> Attesterade transportsedlar.

2. Välj en transportsedel som ska makuleras.

3. Välj Funktioner sedan Makulera.

4. En pop-upp ruta dyker upp med meddelandet Är du säker att du vill makulera den här transportsedeln?. Klicka på OK och följande vy visas. Man hamnar i den makulerade transportsedeln och den integreras ut via affärsobjektet, fakturaunderlag tilläggstjänster vid makulerings tillfället. Mottagare av denna är köpare och säljare av transportssedeln. Notera att identiteten på den transportsedel som vi valde att makulera visas i rutan Ursprunglig transportsedel samt en ruta med Debet referens Flaggan visar att detta är en makulerad transportsedel.

Makulera transportsedlar i två led

Det är endast säljare som också måste vara transportsedelansvarig på en transportsedel i led ett som kan makulera en transportsedel i två led. Makuleringen sker i led ett. Denna funktion används i de fall då en transportsedel som är redan attesterad och är helt felaktigt utav något skäl.

1. För att makulera en transportsedel, gå från arbetsytan Transport -> Genvägar -> Tranportsedlar -> Växla vy -> Attesterade transportsedlar.

2. Välj en transportsedel som ska makuleras. Observera! Välj den som är i led ett.

3. Välj Funktioner sedan Makulera.

4. Följande ruta dyker upp och här klickar vi ok. Utför man en makulering i led ett av en transportsedel innebär det att man även makulerar led två.

5. Följande formulär visas, man hamnar i den makulerade transportsedeln i led ett och de integreras ut via affärsobjektet, Fakturaunderlag tilläggstjänster vid makulerings tillfället för båda leden. Mottagare av krediteringen är köpare och säljare av transportssedeln i båda leden. Transportsedel led ett: Notera att identiteten på den transportsedel som vi valde att makulera visas i rutan Ursprunglig transportsedel samt en ruta med Debet referens. Flaggan visar att detta är en makulerad transportsedel.

Transportsedel led två: Notera att identiteten på den transportsedel som vi valde att makulera visas i rutan Ursprunglig transportsedel samt en ruta med Debet referens, samt för led två sammanhållande ID och transportsedel i föregående led. Flaggan visar att detta är en makulerad transportsedel.