Transportunderlag

Transportunderlag är ett underlag för att distribuera information till transportföretag samt en grund för transportprisräkning. Ett systemskapat transportunderlag skapas när ett handelssortiment destinerats till en mottagningsplats. Det integreras ut som ett befraktarunderlag och kan användas som grund för att skapa användarskapade transportunderlag. För att transportprisräkning ska fungera i VIOL 3 måste användaren skapa minst ett användarskapat transportunderlag. Användarskapade transportunderlaget distribueras ut till behöriga mottagare i form av rader i en en transportinstruktion.

Förteckning transportunderlag

Via huvudmenyn eller via arbetsytan Hantera transport är det möjligt att komma till förteckningen för transportunderlag.

Huvudmeny

Arbetsyta

Förteckningen över transportunderlag är uppdelad i två delar. Den övre delen visar systemskapade transportunderlag och den nedre visar ett eller flera eventuella användarskapade  transportunderlag som är skapade ur ett markerat systemskapat transportunderlag. Av utrymmesskäl, för att slippa skrolla finns inte namn på avtalsobjekt, mottagningsplats sortiment och aktörer utskrivna, utan dessa visas endast med koder.

Det finns ett antal förtydligande effekter på förteckningen som ger användaren information om information inne i underlaget.

I kolumnen Användarskapade på den övre vyn med systemskapade transportunderlagen visas med ett rött kryss om inget användarskapat transportunderlag finns på aktuellt systemskapat transportunderlag. Om det inte finns något kryss betyder det att det finns användarskapade transportunderlag.

I kolumnen Krönt vägval på den nedre vyn med användarskapade transportunderlag finns fyra tolkningar att göra:

Blankt
Visar att ingen fråga ställts till Krönt vägval.

Grön bock
Visar att fråga ställts till Krönt vägval och att ett avstånd finns för alla de valda typbilarna/bärighetsklasserna som frågan ställts på.

Gul triangel
Visar att fråga ställts till Krönt vägval och att avstånd finns för minst en men inte alla av de valda typbilarna/bärighetsklasserna som frågan ställts på.

Rött kryss
Visar att fråga ställts till Krönt Vägval men att inget avstånd finns för någon av de valda typbilarna/bärighetsklasserna som frågan ställts på.

Systemskapat transportunderlag 

Systemskapade transportunderlag skapas automatiskt vid destinering. De skapar i sin tur en mätorder transport som skickas till mätplatssystemet och gör det möjligt att mäta in transporten. Baserat på det systemskapade transportunderlaget, innehåll i avtalsobjekt och förstaledskontrakt skapas ett befraktarunderlag som integreras ut till befraktaren och till transportansvarig råvarupart. Det systemskapade transportunderlaget är indelat i tre delar:

Allmänt
En allmän del som innehåller Identitet och status.

• Transportunderlagsnummer. En identitet som tillsätts av affärssystemet när det systemskapade transportunderlaget skapas.
• Transportunderlagstyp. På det systemskapade är typen alltid system, finns även typen användare som för användarskapade samt integration på integrerade transportunderlag.
• Transportslag. Visar om destineringen avser vägtransport eller järnvägstransport.
• Transportstatus. På det systemskapade transportunderlaget är status alltid planerad, finns även möjlighet att ange körklar eller avslutad.
• Extern referens. Här finns det möjlighet för transportunderlagsansvarig att ange en extern referens.
• Transportinstruktion, en transportinstruktion skapas när ett systemskapat transportunderlag skapats, då i formen av ett befraktarunderlag, När användarskapade transportunderlag skapas kommer en transportinstruktion av typen transportinstruktion att skapas.
• Befraktarmärkning, skapas först vid användarskapade transportunderlag (kommer i framtiden att tas bort från systemskapade transportunderlag).
• Transportredovisa kvantiteter. Hämtas från befraktarinställningar och berättar om befraktaren beställt transportredovisning. Nej innebär att befraktaren endast får ut integrationen transportuppgifter ut från transport och tillsammans med mätresultat råvara får skapa transportredovisning i egna system. Ja innebär att befraktaren transportredovisar och kan transportprisräkna i VIOL 3.
• Ansvarigt transportföretag från transportunderlag. En ja/nej funktion vars grundinställning på det systemskapade transportunderlaget hämtas från befraktarinställningar. Funktionen innebär att om Ja är valt, kommer vid skapandet av affärsledskedja transport alltid det transportunderlag som finns på det användarskapade transportunderlaget som träffas när mätresultat transport kommer in, att läggas in som ansvarigt transportföretag. Om det inte finns med på mätresultatet kommer resterande transportföretag från mätningen att förskjutas ett steg i affärsledskedjan. Om nej är valt kommer alltid den affärsledskedja som rapporters in vid mätning att gälla.
• Status transportunderlag.
• Giltig fr.o.m. – Giltig t.o.m.

Destinerat sortiment
Innehåller uppgifter från avtalsobjekt och destinering.

• Identitet på avtalsobjektet. Den av affärsnavet skapade identiteten på avtalsobjektet.
• Handelssortiment. Det destinerade handelssortimentet.
• Redovisningshänvisning. Den redovisningshänvisning som destineringen hämtat uppgifter från. Från redovisningshänvisning hämtas befraktaren.
• Mottagningsplats. Den mottagningsplats som handelssortimentet destinerats till.
• Mottagare. Den mottagare som destineringen avser.

Aktör
Innehåller de aktörer som vid skapandet av dokumentet tilldelats.

• Befraktare. Den part som pekats ut som befraktare på redovisningshänvisningen.
• Transportunderlagsansvarigt. Sätts på det systemskapade transportunderlaget lika med befraktare, men kan ändras vid skapandet av användarskapade transportunderlag.
• Transportansvarig råvarupart. Sätts på det systemskapade transportunderlaget automatiskt till den part som är destineringsansvarig, men kan ändras vid skapande av användarskapat transportunderlag.
• Logistikeinformationsmottagare. Ärvs till det systemskapade transportunderlaget från avtalsobjektet. Den aktör som pekats ut som Logistikinformationsmottagare för avtalsobjektet för det handelssortiment eller den sortimentskategori där det destinerade sortimentet ingår, framgår på det systemskapade transportunderlaget.

Skapa användarskapat transportunderlag

Utgå från sidan med transportunderlag.
För att skapa ett eller flera användarskapade transportunderlag med hjälp av Skapa användarskapade transportunderlag, markeras ett systemskapat transportunderlag innan menyalternativet väljs. Det är också möjligt att skapa användarskapade transportunderlag på andra sätt.

En guide i 8 steg dyker upp där det är möjligt att skapa ett till flera användarskapade transportunderlag i ett moment:

1. I steg ett i guiden visas samtliga möjliga startplatser för aktuell destinering. Markera en eller flera enligt hur många användarskapade transportunderlag som behöver skapas.

2. Om startplatserna ligger i ett område där Krönt Vägval inte kan hämta en startplats och om det på ett avlägg på avtalsobjektet finns skapade vägnätsanslutningar är det möjligt att för varje startplats välja vilken vägnätsanslutning som Krönt Vägval-avstånd ska hämtas från.

3. Efter att startplats och eventuella vägnätsanslutningar valts ska viaplats väljas, viaplats är just nu alltid en mätplats. Viaplats är inte obligatoriskt då en transport som går till en omlastningsplats inte alltid passerat en mätplats. De möjliga viaplatserna/mätplatserna visas i guiden. Observera att om transportunderlag skapas utan viaplats så kommer inte ett transportunderlag att hittas vid transportredovisning om viaplats anges vid mätningen.

4. Nästa steg i guiden är att välja slutplats för transporten, vanligast är att slutplatsen är lika med den destinerade mottagningsplatsen. Men slutplatsen kan också vara en omlastningsplats, exempelvis i fall där biltransporten går till en järnvägsstation för omlastning till tåg. I dessa fall är det möjligt att ange en omlastningsplats som slutplats transport. I guiden visas vilka möjliga slutplatser som finns.

5. I detta steg kan allmän information anges. Observera att den information som läggs till i denna guide kommer att gälla för samtliga användarskapade transportunderlag. Om informationen ska skiljas sig mellan underlagen måste information anges i varje underlag, det görs då genom att fortsätta denna guide och sedan redigera uppgifterna i varje transportunderlag som sedan skapats från guiden.

• Planerad kvantitet transport. Det är möjligt att ange planerad kvantitet transport vid skapandet av användarskapade transportunderlag. Observera att om det görs i guiden så kommer samma planerade kvantitet att anges på samtliga transportunderlag som skapas. Hur denna kvantitet används kan skilja sig mellan aktörer. Om den planerade kvantiteten som anges gäller för aktuellt handelssortiment på hela avtalsobjektet eller om de gäller per användarskapat transportunderlag. Det finns en risk för missförstånd med denna kvantitet om det inte är klart och tydligt hur den som skapar transportunderlaget använder kvantiteten.
• Enhet planerad kvantitet transport. Om planerad kvantitet transport angivits måste också en enhet för den planerade kvantiteten anges. I klienten kan detta göras med en drop-down som visar alla tillgängliga enheter.
• Befraktarmärkning. Kan anges om specifik befraktarmärkning behövs, observera att detta inte är samma märkning som anges på avtalsobjektet.
• Transportstatus. Sätts automatiskt till planerad vid skapandet av ett systemskapat transportunderlag, kan ändras till körklar och avslutad.
• Transportunderlagsansvarig. Sätts per automatik till samma aktör som befraktaren vid skapandet av det systemskapade transportunderlaget. Kan ändras i guiden.
• Transportansvarig råvarupart. Sätts automatiskt till samma aktör som destineringsansvarig på det systemskapade transportunderlaget. Går att ändra.
• Ansvarigt transportföretag. Är möjligt att ange ett ansvarigt transportföretag på transportunderlaget, att ange detta innebär att det ansvariga transportföretaget kan ta emot integrationen av transportinstruktionen som skapas av de användarskapade transportunderlagen.
• Ansvarigt transportföretag från transportunderlag. En ja/nej funktion vars grundinställning på det systemskapade transportunderlaget hämtas från befraktarinställningar. Funktionen innebär att om ja är valt, kommer vid skapandet av affärsledskedja transport alltid att anges med den aktör som är ansvarigt transportföretag från transportunderlaget, om det är samma som anges i transportuppgifter vid mätning kommer ingen förändring från mätningens resultat att ske. Om det däremot skiljer sig ska ansvarigt transportföretag från transportunderlag läggas till i affärsledskedjan för transport och övriga i mätresultatet inrapporterade transportföretag förskjuts ett transportaffärsled, se figur nedan.

6. Det är möjlig att ange avtalat pris per leverans eller per enhet i ett transportunderlag, om ett sådant anges kommer detta att prioriteras högre än prisrader i kontrakt. Dvs det som anges här kommer att gälla vid prisräkning. Avtalat pris per leverans och avtalat pris per enhet kan dock båda inte anges på ett transportunderlag.

• Avtalat pris per leverans. Används om användaren vill sätta ett fast pris per leverans för samtliga användarskapade transportunderlag som skapas. Att ange ett avtalat pris innebär att detta pris gäller för leveranser som träffar de skapade transportunderlagen.
• Avtalat à-pris per enhet. Det är möjligt att i stället för avtalat pris per leverans, ange avtalat pris per enhet.
• Avtalat pris per leverans och avtalat pris per enhet får inte båda anges på samma transportunderlag.

7. I detta steg anges avstånd eller förutsättningar för Krönt vägval att hämta avstånd. Det är möjligt att ange föjande avtalade avstånd, Tilläggsavstånd pålastning och Avtalat returKm. Det är också möjligt att ställa in vilka Krönt Vägval-avstånd som ska hämtas. Observera att för Krönt vägval är det endast möjligt att ange ett BK1-avstånd; Standard innebär att det är godkänt att hämta avstånd där start- och/eller slutplats ligger på en väg med lägre viktbegränsning än 64 ton (motsvarande BK1), exempelvis BK2 (51,4 ton). Om inte standard används kommer en strikt tolkning av viktbegränsning för BK 1 att göras och inga avstånd hämtas om inte hela sträckan kan köras med en BK 1-typbil. Avstånd kan hämtas för en eller flera typbilar. Hämtning kommer att ske baserat på de val som görs, för samtliga transportunderlag som skapas. Vilket avstånd som sedan används vid prisräkning styrs av avståndsprioritering i befraktarkontraktet.

• Avtalat avstånd. Det är möjligt att ange ett avtalat avstånd som ska gälla för alla leveranser som uppfyller den startplats, viaplats och slutplats som finns på ett användarskapat transportunderlag. Det kan vara olämpligt att ange denna i guide då det avtalade avståndet gäller för samtliga transportunderlag som skapas.
• Avtalat returKm. Det är möjligt att ange en avtalad returkilometer som då fungerar som information till en chaufför. Det är dock det returavstånd som anges vid inmätning som gäller vid prisräkning.
• Tilläggsavstånd pålastning. Används oftast i samband med vägnätsanslutning. Det vill säga, om ett avlägg inte ligger på en väg som finns lagrad i databasen, det kan exempelvis vara en ny skogsväg eller en tillfällig vinterväg, anges ofta en vägnätsanslutning. Det vill säga platsen där denna nya/tillfälliga väg ansluter till ett vägnät. Krönt vägval ställer då frågan på vägnätsanslutningens position. Tilläggsavstånd pålastning används för att ange avståndet mellan vägnätsanslutningens position och avlägget. Observera att om flera transportunderlag skapas i guiden, kommer samtliga att få samma tilläggsavstånd pålastning. Detta går reglera i efterhand på de skapade transportunderlagen.
• Avstånd enligt Krönt vägval. Det är möjligt att ange för vilka typbilar/bärighetsklasser som Krönt-Vägval-avstånd ska hämtas, samt hur typbil/bärighetsklass 1 ska fungera.
• Motståndsinställning. Anger om Krönt Vägval-avstånd ska hämtas med sommarinställning eller vinterinställning.

8. I sista steget i guiden är det möjligt att ange transportuppgifter. Om inga uppgifter anges hämtas de uppgifter som angavs på avtalsobjektet för varje startplats (avlägg) och läggas till på de Användarskapade transportunderlagen som skapas när guiden är klar. Uppgifterna är inte prisgrundanden utan fungerar endast som information för transportföretaget och chauffören då dessa uppgifter läggs på transportinstruktionen.

• Bärighetsklass.
• Bärighetsklass Norge
• Försvårad lastning
• Försvårad transport
• Omlastning
• Snöplogning
• Tillgänglighetsklass
• Framkomlighetsklass
• Stickväg

9. När guiden avslutas, genom att välja spara, kommer ett antal saker att hända:

• Baserat på val av startplatser, slutplatser och viaplatser (mätplatser) kommer användarskapade Transportunderlag att skapas upp som motsvarar alla varianter som är möjliga baserat på de val som är gjorda. Exempelvis om tre startplatser, två möjliga mätplatser och en slutplats valts, kommer 3*2*1=6 användarskapade underlag att skapas.
• För varje användarskapat transportunderlag kommer de uppgifter som angivits i guiden att läggas till. Observera att det kommer att finnas samma uppgifter på samtliga transportunderlag, om unika uppgifter per underlag behöver anges, måste detta hanteras i de enskilda användarskapade transportunderlagen.
• När användarskapade transportunderlag skapats hämtas krönt vägvalavstånd för samtliga transportunderlag. Eftersom startplatser, viaplatser och slutplatser kan skilja sig åt kommer Krönt Vägval-avstånden att vara unika per användarskapat transportunderlag.
• Användaren kommer tillbaka till förteckningen där det systemskapade transportunderlaget som ursprungligen var markerat och i den nedre delen av bilden syns vilka användarskapade transportunderlag som är skapade

Användarskapat transportunderlag

Ett användarskapat transportunderlag innehåller förutom den information som finns i det systemskapade transportunderlaget, den information som tillförts vid skapandet av användarskapade transportunderlag. Innehållet i Underlaget delas in i följande flikar:

Allmänt
Den allmänna delen har, jämfört med för det systemskapade transportunderlaget fyllts på med information som angivits vid skapandet, eller integrerats in.

• Transportunderlagsnummer. ID på det användarskapade transportunderlaget.
• Transportunderlagstyp. Om transportunderlaget skapats i affärsnavet är typen användare och om det integrerats in, integration.
• Extern referens. Om skaparen av det användarskapade transportunderlaget angivit en extern referens.
• Transportinstruktion. Pekar på den transportinstruktion som skapats, den kan innehålla en eller flera transportunderlag.
• Befraktarmärkning. Om den som skapat transporunderlaget angivit en befraktarmärkning.
• Planerad kvantitet transport. Den planerade kvantitet som angivits på det användarskapade/integrerade transportunderlaget.
• Ansvarigt transportföretag från transportunderlag. Är en ja/nej funktion vars grundinställning på det systemskapade transportunderlaget hämtas från befraktarinställningar, men där inställningen kan ha uppdaterats vid skapandet av det användarskapade transportunderlaget. Funktionen innebär att om Ja är valt, kommer vid skapandet av affärsledskedja transport det alltid att anges med den aktör som är ansvarigt transportföretag från transportunderlaget. Om det är samma som anges i transportuppgifter vid mätning kommer ingen förändring från mätningens resultat att ske. Om det däremot skiljer sig ska ansvarigt transportföretag från transportunderlag läggas till i affärsledskedjan för transport och övriga i mätresultatet inrapporterade transportföretag förskjuts ett transportaffärsled, se figur nedan. 

Destinerat sortiment
Innehåller uppgifter från avtalsobjekt och destineringen, ser likadant ut som på det systemskapade transportunderlaget.

Aktör
Anger de aktörer som finns på transportunderlaget, kan ha förändrats från det systemskapade transportunderlaget.

Avtalat pris
Om fast pris per leverans eller per enhet angivits, dessa båda kan inte anges samtidigt på samma transportunderlag.

Platser och avstånd
Platser, startplats transport, viaplats transport och slutplats transport är tillsammans med informationen i Destinerat sortiment ovan nycklar i det Användarskapade transportunderlaget. När mätresultat transport för en leverans kommer in letas ”rätt” transportunderlag fram baserat på dessa nycklar.

Avstånd enligt Krönt vägval
Om Krönt Vägval-avstånd finns på transportunderlaget syns det här:

Transportuppgifter
De transportuppgifter som anges på varje avlägg/hämtplats på avtalsobjektet kommer att finnas med i transportinstruktionen. Om detta behöver kompletteras kan det göras i transportunderlaget och kommer då att ersätta det som står i avtalsobjektet på transportinstruktionen. Observera att om det görs i guiden kommer det som anges att gälla samtliga användarskapade transportunderlag som skapas. Om inget anges i guiden kommer uppgifterna att hämtas från avtalsobjektet. Det är också möjligt att redigera på varje enskilt användarskapat transportunderlag.

Redigera användarskapat transportunderlag

Det kan finnas anledningar att redigera ett specifikt användarskapat transportunderlag. Exempelvis om det finns egenskaper som endast ska finnas på ett användarskapat transportunderlag. Från guiden skapas alla användarskapade transportunderlag med samma egenskaper förutom Krönt Vägval-avstånd. Detta görs genom att ett användarskapat transportunderlag öppnas och i menyn ovan väljer:

Redigera

Det framgår tydligt vilka fält på ett användarskapat transportunderlag som är möjliga att redigera. Genom att dessa är vita medan de som inte kan redigeras är grå, i bilden nedan syns att befraktarmärkning och planerad kvantitet transport är möjliga att korrigera. Om fält redigeras på ett aktivt transportunderlag kommer transportinstruktionen som transportunderlaget ingår i att uppdateras och integreras ut.

Skapa ytterligare användarskapade transportunderlag

Om exempelvis ett nytt avlägg tillkommit på ett Avtalsobjekt, kan det finnas behov av att skapa ett nytt Användarskapat transportunderlag. Detta sker genom att man utför stegen ovan under rubriken Skapa användarskapat transportunderlag genom att söka ut avtalsobjeketet där avläggen tillkommit. Markera sedan det avtalsobjekt som avses och genomför guiden återigen för att komplettera med användarskapade transportunderlag för de/det avlägg som tillkommit.

Hämta avstånd krönt vägval i användarskapat transportunderlag

Om Krönt vägval inte använts för att hämta avstånd vid skapandet av ett användarskapat transportunderlag eller om Krönt vägval-avståndet behöver uppdateras är detta möjligt.

Hämta Krönt Vägval-avstånd från förteckning

1. Utgå från förteckning, markera det eller de användarskapade transportunderlag som Krönt Vägval-avstånd ska hämtas för.

2. Samma dialog som i guiden för skapandet av transportunderlag dyker upp, välj om BK1 avståndet ska följa standard eller strikt samt för vilka typbilar som Krönt Vägval-avstånd ska hämtas för.

Hämta Krönt Vägval-avstånd från ett öppet transportunderlag

1. Öppna ett befintligt användarskapat transportunderlag, välj Hämta avstånd Krönt Vägval i menyn. 

2. Då öppnas en guide som möjliggör hämtning av Krönt Vägval-avstånd, där görs de val som behöver göras för hämtning av Krönt Vägval-avstånd.

Ändra status på användarskapade transportunderlag

Det finns tre statusar på användarskapade transportunderlag.

• Preliminär. Ett användarskapat transportunderlag skapas alltid i status preliminär.
• Aktiv. När ett användarskapat transportunderlag sätts i status aktiv, är det en signal till systemet att skapa transportinstruktion. Endast aktiva transportunderlag finns i  transportinstruktionerna.
• Avslutad. Ett transportunderlag som är avslutat går inte ut i transportinstruktioner.

Status på transportunderlag kan endast ändras framåt i kedjan, det vill säga från preliminär till aktiv och från aktiv till avslutad.

Ändra status från förteckning

Användarskapade transportunderlag skapas alltid i status preliminär. För att informationen i ett användarskapat transportunderlag ska gå fungera i prisräkning och gå ut i form av en transportinstruktion måste det ha status aktiv. För att aktivera ett eller flera transportunderlag från förteckning, gör så här:

1. Markera det eller de transportunderlag som ska aktiveras.
2. Välj Ändra status.

3. Välj status som det ska ändras till i guiden.

4. Välj Spara.

Ändra status från öppet transportunderlag

1. Öppna ett transportunderlag, välj Redigera.

2. Ändra status.

3. Välj Spara.

Ta bort användarskapat transportunderlag

Det går endast att ta bort användarskapade transportunderlag i status preliminär.

1. Markera ett transportunderlag som ska tas bort.
2. Välj Ta bort.
3. Det markerade transportunderlaget tas bort.

Befraktarunderlag

Befraktarunderlaget skapas vid destinering och integreras ut till befraktaren den aktör som är angiven som Logistikinformationsmottagare för det destinerade sortimentet i Avtalsobjekte samt transportansvarig råvarupart. Observera att befraktarunderlaget är samma typ av dokument som transportinstruktionen. Det kan med fördel användas i externa system som underlag för skapande av Användarskapade transportunderlag att integrera in. Det finns egentligen inget användningsområde för befraktarunderlaget inne i affärsnavet, annat än att det går att öppna och titta i. Befraktarunderlaget består av två huvudflikar Rader och Sidhuvud.

Befraktarunderlaget innehåller följande information:

Befraktarunderlag - Sidhuvud - Allmänt
Information om status, integrationsstatus, ID och Befraktare samt transportansvarigråvarupart.

Befraktarunderlag - Sidhuvud - Från transportunderlaget
Information från transportunderlaget.

Befraktarunderlag - Sidhuvud – Avtalsobjekt
Uppgifter som hämtas från avtalsobjektet.

Befraktarunderlag - Sidhuvud – Avlägg
Uppgifter som hämtas från avläggen på avtalsobjektet.

Befraktarunderlag - Rader – Översikt
Under huvudfliken Rader visas de två underflikarna allmänt och transportunderlag som innehåller samma information som under Sidhuvud. Eftersom ett befraktarunderlag är skapat från ett systemskapat transportunderlag finns bara en transportunderlagsrad. Under fliken Översikt följande information, som hör till transportunderlagsraden.

Rader – Översikt – Giltiga mätplatser
Visar vilka mätplatser som är giltiga att mäta in på. Eftersom befraktarunderlaget kan användas som information vid skapandet av användarskapade transportunderlag är giltiga mätplatser ett hjälpmedel för att skapa rätt antal användarskapade transportunderlag, mätplats anges som viaplats på transportunderlaget.

Befraktarunderlag - Rader – Översikt – Destinerat sortiment
Destinerat sortiment innehåller information från destineringen. Mottagningsplats, mottagare, handelssortiment, eventuellt producerat handelssortiment och producerat för mottagningsplats. Dessutom information om aktuell destinering omfattas av kollektiv.

Befraktarunderlag - Rader – Översikt - Mätmetoder
Mätmetoder, de mätmetoder som används på aktuell destinering.

Transportinstruktion

Transportinstruktion är en sammanställning av de transportuppdrag på ett avtalsobjekt som en viss befraktare eller annan transportansvarig aktör ställer ut till sig själva som underlag som underlag för att skapa transportordrar i egna system, eller till ett ansvarigt transportföretag. I VIOL 3 skapas befraktarunderlag utifrån systemskapade transportunderlag och transportinstruktion utifrån användarskapade transportunderlag. Vid integration ut av dessa båda används samma dokument.

En transportinstruktion är unik per Avtalsobjekt, Befraktare och Ansvarigt transportföretag. Om det förekommer flera befraktare eller ansvariga transportföretag på ett avtalsobjekt kommer flera olika transportinstruktioner att skapas.

Transportinstruktionen på innehåller all information som transportunderlaget innehåller, samtidigt bär den information från förstaledskontrakt, avtalsobjekt, redovisningshänvisning och mätningsflöde som är viktigt att känna till vid beordring eller genomförande av transporten av råvaran. Sammanställningen baseras på de användarskapade transportunderlag som finns mot avtalsobjektet och således kommer det endast finnas en transportinstruktion per avtalsobjekt, befraktare och ansvarigt transportföretag.

Om ansvarigt transportföretag lämnas blankt, kommer ändå en transportinstruktion att skapas för de användarskapade transportunderlagen som finns på aktuellt avtalsobjekt, med aktuell befraktare. Detta kan exempelvis användas av befraktare som i egna system hanterar transportinstruktioner eller transportordrar.

För att en transportinstruktion skall kunna skapas måste ingående användarskapade transportavlägg vara aktiva. Transportunderlag och transportinstruktion har en koppling mot varandra, sker en förändring i transportunderlaget så uppdateras även transportinstruktionen. 

Transportinstruktion ut är den enda integration som bär informationen i användarskapade transportunderlag.

Innehåll transportinstruktion

Transportinstruktionen består av två delar Sidhuvud och Rader. I sidhuvudet finns information som hämtas från Förstaledskontrakt, Avtalsobjekt och information från avtalsobjektet i form av Avlägg och vägnätsanslutning. Raderna består av information från Transportunderlag och destinering; transportuppgifter, platser och avstånd, avstånd enligt Krönt vägval, destinerat sortiment, mätmetoder och giltiga mätplatser.

Transportinstruktion – Sidhuvud – Allmänt

• Transportinstruktion ID
• Befraktare. En av nycklarna för skapandet av transportinstruktion.
• Transportansvarig råvarupart. En av nycklarna för skapandet av transportinstruktion.
• Ansvarigt transportföretag. En annan av nycklarna för skapandet av transportinstruktion.
• Kontaktperson. Det är möjligt i transportinstruktionen att ange en kontaktperson för eventuella frågor.
• Telefonnummer. Telefonnummer till kontaktpersonen.
• Önskat utförande transportföretag. Det är på transportinstruktionen möjligt att ange önskat utförande transportföretag på transportinstruktionen. Det innebär dock inte att det transportföretaget får en integration ut av transportinstruktionen.
• Önskad transportenhet. Det är, förutom att ange önskat utförande transportföretag på transportinstruktionen, också möjligt att ange önskad utförande transportenhet. Exempelvis kan det finnas behov av det för särskilda sortiment. Exempelvis kan en transportenhet motsvara en stolpbil.
• Status. Status berättar om statusen på transportinstruktionen. Det finns tre möjliga statusar. Ny, ändrad och återkallad.

Transportinstruktion - Sidhuvud – Förstaledskontrakt
Information som hämtas från förstaledskontraktet

• Säljare. Förste säljare av råvaran.
• Anskaffningsform. Anskaffningsform kan vara egen resurs, privat ägare eller annan organisation
• Avtalsform. Vilken avtalsform har förstaledskontraktet AU1- Avverkningsuppdrag, LEV1- Leverans, LRK1- Leveransrotköp - Fast pris, LRK2- Leveransrotköp - Pris per sortiment, ROT1- Rotpost, SKM1-Skördarmätt uppdrag.

Transportinstruktion – Sidhuvud – Avtalsobjekt
Information som hämtas från avtalsobjektet.

• Identitet på avtalsobjektet.
• Identitet på avtalsobjektet i kundens system. Kommer att tas bort, då det inte är relevant information för mottagare av transportinstruktionen.
• Avtalsobjekt namn.
• LLD. Avtalsobjektets LLD.
• Märkning. Hur virket eventuellt är märkt.
• Namn på kontaktperson.
• Telefon till kontaktperson.
• Planerat startdatum avverkning.
• Produktionsledare, namn, telefonnummer och e-post.
• Startdatum för överenskommen period för råvara vid väg.
• Slutdatum för överenskommen period för råvara vid väg.
• Fritext. Eventuellt fritextfält från avtalsobjektet.

Transportinstruktion – Sidhuvud – Avlägg
Här visas information per avlägg från avtalsobjektet. Det finns ingen begränsning i antal avlägg.

• Löpnummer. Namn Avläggets löpnummer och namn.
• Koordinat nord-syd och väst-öst. Avläggets koordinater.
• Omlastning. Eventuellt angiven omlastningskod på avlägget.
• Bärighetsklass. Eventuellt angiven bärighetsklass på avlägget.
• Tillgänglighetsklass. Eventuellt angiven tillgänglighetsklass på avlägget.
• Stickväg. Om stickväg angivits på avlägget.
• Snöplogning. Om information om snöplogning finns angivet på avlägget.

Transportinstruktion – Sidhuvud – Vägnätsanslutning
När ett avlägg är markerat, kommer det om det finns en, att visas den vägnätsanslutning som hämtats från aktuellt avlägg.

• Löpnummer, namn. Vägnätsanslutningens löpnummer och namn
• Koordinat nord-syd och väst-öst. Vägnätsanslutningens koordinater.

Transportinstruktion – Rader – Status transportinstruktion
Visar transportinstruktionens status.

Transportinstruktion – Rader – Transportunderlag
Visar de användarskapade transportunderlag som finns på transportinstruktionen.

• Transportunderlagsnummer.
• Status.
• Extern referens. Visar kundens eventuella externa referens på transportunderlaget.
• Transportunderlagsansvarig. Den aktör som skapat transportunderlaget.
• Ansvarigt transportföretag från transportunderlag. Visar den valda inställningen om ansvarigt transportföretag ska hämtas från transportunderlag eller ej.
• Ansvarigt transportföretag. Visar ett eventuellt ansvarigt transportföretag på transportunderlaget.
• Transportansvarig råvarupart.
• Giltigt from fr.o.m. och Giltig t.o.m. – Transportunderlagets giltighetstid.
• Transportstatus. Planerad eller körklar.
• Transportunderlagstyp. Här kommer endast att stå användare (ska nog bort från denna rad i framtiden).

Observera att längst ut på transportunderlagsraderna finns en liten meny med tre prickar.

Via denna meny är det möjligt att välja vilka kolumner som ska synas på transportunderlagsraden. I en undermeny till transportunderlagsraderna finns en mängd ytterligare uppgifter från transportunderlaget. Genom att markera en transportunderlagsrad kommer information om det transportunderlaget att visas i dessa flikar. Samtliga uppgifter hämtas från transportunderlaget och finns beskrivna i den delen av handboken, utom mätmetoder och giltiga mätplatser som beskrivs i denna del.

Transportinstruktion – Rader – Transportunderlag- Transportuppgifter

Transportinstruktion – Rader – Transportunderlag- Platser och avstånd

Transportinstruktion – Rader – Transportunderlag- Avstånd enligt Krönt Vägval

Transportinstruktion – Rader – Transportunderlag- Destinerat sortiment

Transportinstruktion – Rader – Transportunderlag – Mätmetoder
Denna del visar vilka mätmetoder som ska utföras vid transport av aktuellt sortiment till den slutplats av transporten som destineringen gäller. Detta ger information till chaufförerna som exempelvis kan vägleda vid val av infartsväg till en industri.

Transportinstruktion – Rader – Transportunderlag- Giltiga mätplatser
Informerar om vilka mätplatser som är giltiga att mäta in råvaran på. Transportinstruktionen ses inte som en transportorder utan en instruktion om hur transporten kan utföras. Det finns alltså inte i transportinstruktionen möjlighet att sätta prioritet på mätplatser. Det måste skötas i kundernas egna system. Observera att giltiga mätplatser inte integreras ut i transportinstruktion, det visas endast i affärsnavet. Tanken är att de användarskapade transportunderlagen som finns på transportinstruktionen ska berätta vilka mätplatser som chaufförerna ska köra till.

Uppdatera en transportinstruktion

Det är endast möjligt att uppdatera transportinstruktion via VIOL 3 klient.

1. Öppna en transportinstruktion, välj Redigera.

2. Uppdatera transportinstruktionen, den kan uppdateras med följande information:

• Kontaktperson. Kontaktperson för information om transportinstruktionen.
• Telefonnummer. Telefonnummer till kontaktpersonen.
• Önskat utförande transportföretag. Det är möjligt att lägga till information om ett önskat utförande transportföretag. Detta är information som når det ansvariga transportföretaget som därmed exempelvis kan skicka vidare en transportorder till det önskade utförande transportföretaget.

Önskad transportenhet. Det går precisera ytterligare ner till enskild önskad transportenhet, exempelvis om ett specifikt fordon efterfrågas.

Ändringar som påverkar transportinstruktion

Ändringar av användarskapade transportunderlag

När en ändring av ett användarskapat transportunderlag sker kommer förändringar att ske enligt följande:

• Befintlig transportinstruktion uppdateras med ny information från förändrade transportunderlag.
• Integrationen ut uppdateras.

Nytt användarskapat transportunderlag på befintligt avtalsobjekt

När ett nytt användarskapat transportunderlag skapas där det redan finns transortunderlag för aktuellt avtalsobjekt:

• Befintlig transportinstruktion uppdateras med ny transportunderlagsrad.
• Integrationen ut uppdateras.

Ändringar av ansvarigt transportföretag

• Byte av ansvarigt transportföretag, där det endast finns ett ansvarigt transportföretag på avtalsobjektet:
  • Den gamla transportinstruktionen med det gamla ansvariga transportföretaget avslutas, denna ”cancel” skickas ut till befraktare och det gamla ansvariga transportföretaget.
  • En ny transportinstruktion skapas som skickas ut till befraktaren och det nya ansvariga transportföretaget.
• Byte av ansvarigt transportföretag, på ett eller ett fåtal, inte alla, transportunderlag på avtalsobjektet. Från ett som redan finns på avtalsobjektet och därmed redan har ett transportunderlag till ett annat ansvarigt transportföretag som också finns på avtalsobjektet:
  • Den befintliga transportinstruktionen med det gamla ansvariga transportföretaget uppdateras, aktuellt transportunderlag tas bort från den transportoinstruktionen.
  • En ny transportinstruktion skapas med den transportunderlagsrad där nytt ansvarigt transportföretag angetts och integreras ut till både befraktare och det nya ansvariga transportföretaget.
• Byte av ansvarigt transportföretag, från ett som redan finns på avtalsobjektet och därmed redan har ett transportunderlag till ett annat ansvarigt transportföretag som inte finns på avtalsobjektet:
  • Den befintliga transportinstruktionen med det gamla ansvariga transportföretaget uppdateras, aktuellt transportunderlag tas bort från den transportinstruktionen.
  • En ny transportinstruktion skapas med den transportunderlagsrad där nytt ansvarigt transportföretag angetts och integreras ut till både befraktare och det nya ansvariga transportföretaget.
  • Befintligt ansvarigt transportföretag tas bort från samtliga användarskapade transportunderlag och ersätts inte o Befintlig transportinstruktion avslutas, denna ”cancel” integreras ut till befraktare och det borttagna ansvariga transportföretaget.
  • En ny transportinstruktion skapas utan ansvarigt transportföretag och integreras ut till befraktaren.
  • Ansvarigt transportföretag läggs till på användarskapade transportunderlag som tidigare saknat ansvarigt transportföretag.
  • Befintliga transportinstruktioner som skickat till befraktare avslutas, ”cancel” integreras ut till befraktaren.
  • Ny transportinstruktion skapas och integreras ut till befraktaren och det ansvariga transportföretaget.

Ändringar av avtalsobjektet

När ändringar sker på avtalsobjektet uppdateras transportinstruktion eller transportinstruktioner som påverkas av de ändringar som genomförts.

Avtalsobjekt avslutas/Destinering avslutas?

•  När ett avtalsobjekt avslutas:
  • Avslutas även den eller de transportinstruktioner som finns på det avslutade avtalsobjektet.
• När en destinering avslutas:
  • Uppdateras transportinstruktioner som bär flera destineringar, dvs de transportunderlag som motsvarar den avslutade destineringen tas bort från transportinstruktionen.
  • Avslutas också transportinstruktion som endast bär de transportunderlag som motsvarar den aktuella destineringen.