Handbok - Sjötransporter

Denna Handbok avser vara en stödjande dokumentation och ge användaren en god förståelse i tillämpningen av Sjötransporter i Viol 3. 

Genom att ta del av de rekommendationer och information som detta dokument innehåller, är målet att användaren kan förbereda, genomföra och följa upp råvaru- och transportaffär som har anknytning till en sjötransport. 

Övergripande information

Rapporteringsklienten

När du använder rapporteringsklienten kan du inte i nuläget ange vilken lagerplats råvaran kommer ifrån eller vilken avlastningsplats råvaran blir avlämnad på.

Den stödjer enbart transportslag ”sjötransport”.

Transportsedel kopplat till en leverans i rapporteringsklienten

En råvarumätning som är gjord i rapporteringsklienten och du vill koppla en transportsedel på leveransen. Ett befraktarkontrakt måste sättas upp mellan parterna och en av aktörerna behöver stå som användare ”befraktare” i aktörsregistret. 

Förklaring för förkortningar och överstrykningar

I bilder och text förekommer det förkortningar. Förkortningarna betyder detta:

• FLK= Förstaledskontrakt
• BK= Befraktarkontrakt
• TI=Transportinstruktion
• RH=Redovisningshänvisning
• KK=Köparkontrakt
• Ref till AO= Refererande till Avtalsobjekt
• TU=Transportunderlag

När lagerplats och lagerplatskoordinat är överstruket betyder det att denna information går inte att uppge och då kommer inte informationen med till uppföljning (Se Bild 1).

Bild 1

Hämtplatsvarianter

 I de olika användningsfallen har vi använt dessa:

1. Avgångshamn via Ankomsthamn (Via betyder att koordinaterna ligger i ankomsthamn och används endast när råvara kommer utomlands).
2. Hamn (betyder att koordinaterna ligger i den hamnen - 01300 Norrköpingshamn).
3. Avgångshamn/Ankomsthamn (koordinaterna ligger i avgångshamnen, och på lagerplatsnivå ligger koordinaterna på ankomsthamn)

Observera att det är koordinater som ligger på Lagerställe/Hämtplats/Mottagningsplats nivå som krönt vägval använder.

Initiera transportaffär

När du väljer initiera transportaffär ”nej” skapas inga befraktarunderlag eller transportinstruktionen. I chaufförsklienten eller mätplatsstödet (MPS) går det inte lämna transportuppgifter. Lämna transportuppgifter ”Ja” (bild 1) får du inte upp något avtalsobjekt. Det samlas inte in utförande företag eller registreringsnummer på bilar som syns i någon transportuppföljning.

Bild 1

Två förstaledskontrakt relaterade till varandra

Nedan kan du läsa hur du sätter upp två förstaledskontrakt. Ett förstaledskontrakt för ersättningsgrundande mätning för råvaran och det andra förstaledskontraktet har ersättningsgrundande för transporten.

Bild 1 är en övergripande bild på hur det kan se ut.

Bild 1

Förstaledskontrakt ett

På första förstaledskontraktet ska du fylla i om ersättningsgrundande mätning avser råvaruaffären. Där väljer du ”industrimätning” (Se bild 1).

Bild 1

Mätningen ska inte vara ersättningsgrundande för transportaffären. På förstaledskontraktet väljer du initiera transportaffär ”nej”. (Se bild 2)

När du svarat nej skapas inga befraktarunderlag och du kan inte registrera några transportuppgifter i Chaufförsklienten eller Mätplatsstödet (MPS).

Bild 2

När du väljer vilken site på första ledskontraktet (Se bild 3), kommer information om Land att följa med från lagerstället/hämtplats/mottagningsplats som är upplagd under den siten (Bild 4).

Bild 3

Bild 4

Tallinshamn har koordinaterna i Tallinn (Bild 5).

Bild 5

På allmänt fliken på avtalsobjektet kan du använda refererande avtalsobjekt, för att ge spårbarhet mellan avtalsobjekten.

Du behöver sätta avtalsobjektet i status ”Aktiv” som ska vara det refererade avtalsobjektet (Bild 6).

Bild 6

I rutan refererande avtalsobjekt kan du ändra innan du har destinerat, om du vill koppla bägge avtalsobjekteten mot varandra, eller bara referera tillbaka mot det första avtalsobjektet (Bild 7,8,9). När du har destinerat går refererande avtalsobjekt inte längre att ändra.

Bild 7

Bild 8

Bild 9

En ny flik för fraktsedel B/L ger möjlighet att söka ut på enskild fraktsedel samt att följa en sjötransport. Fyller du i fraktsedel fältet enbart vid sjötransport går det i BI-rapporter att söka ut volymer som kommit på sjötransport. 

Fraktsedel B/L och utfärdare kan du ändra innan det är destinerat (Bild 10).

När det är destinerat går det inte att ändra.

Bild 10

Transportslaget är det transportslag som råvaran blir mätt ifrån. När du använder rapporteringsklienten står det sjötransport som transportslag.  

Det är tomt i fälten befraktare, namn och befraktare för flaggan ”nej” initiera transportaffär är markerat (Bild 11).

Bild 11

I redovisningshänvisningen behöver du uppge en befraktare, fast den inte har någon funktion när det är ”nej” på att initiera transportaffär (Bild 12).

Bild 12

Mätningsflöden och Mätningstjänster och behöver beställas hos Biometria för aktuellt handelssortiment till Mottagningsplats och mätplats. 

Förstaledskontrakt två

På andra förstaledskontraktet ska du fylla i att ersättningsgrundande mätning inte avser råvaruaffären. Där väljer du ”ingen” (Se bild 1). Du vill inte att mätningen ska vara ersättningsgrundande för råvaran.

Bild 1

Mätningen ska vara ersättningsgrundande för transportaffären. Där väljer du initiera transportaffär ”Ja” (Se bild 2). Befraktarunderlag blir skapad vid destinering.

Bild 2

Du väljer samma Site som i det första förstaledskontraktet (Del1) (Bild 3).

Bild 3

På avtalsobjektet väljer du vilken hämtplats som är aktuell (Bild 4).

I detta exempel väljer vi samma site fast vi byter hämtplats för att koordinaterna ska hämta transportavståndet i aktuell ankomsthamn. 

Vi kommer i användningsfall beskriva mer om vilka alternativ som är möjliga. 

Bild 4

Du behöver ange avtalsobjektet i status ”Aktiv” som ska vara det refererade avtalsobjektet (Bild 5).

Bild 5

I rutan refererande avtalsobjekt kan du ange Avtalsobjekt innan du har destinerat, om du vill referera avtalsobjekteten till varandra, eller bara referera tillbaka till det första avtalsobjektet (Bild 6). När du har destinerat går det refererande avtalsobjekt inte längre att ändra.

Bild 6

En ny flik för fraktsedel B/L ger möjlighet att söka ut på enskild fraktsedel samt att följa upp en specifik sjötransport. Här uppger du samma referens på fraktsedel som du uppgav på det refererande avtalsobjektet. (bild 7). 

Bild 7

Transportslaget är det transportslag som råvaran blir mätt ifrån. På förstaledskontrakt 2 kommer råvaran bli mätt på bil och då blir transportslag ”Vägtransport” (Bild 8).

Bild 8:

I redovisningshänvisningen anges vägtransport som transportslag och den som är befraktare i transportaffären (Bild 9). 

Bild 9

Vid destinering så kommer Fraktsedel B/L med ut på transportinstruktion när initierad transportaffär har flaggan ”Ja” (Bild 10).

Bild 10

Mätningsflöde och Mätningstjänster för mottagningsplats och mätplats behöver beställas från Biometria Dessa ska inte vara ersättningsgrundande (Bild 11).

Bild 11

Användningsfall 1 - Två förstaledskontrakt

Förstaledskontrakt ett är ersättningsgrundande för råvaran och förstaledskontrakt två är ersättningsgrundande för transporten. 

För mätresultat som ska redovisas mot förstaledskontrakt ett registreras  mätresultatet i Biometrias Rapporteringsklient. Detta gäller alla varianter. 

Land på avtalsobjektet påvisar import och hämtas från hämtplats, mottagningsplats i platsstrukturen. 

Variant 1 Import Krönt vägval från ankomsthamn

Du sätter upp förstaledskontrakten lika som 4.1 och 4.2. En översiktsbild hur det ser ut

På förstaledskontrakt ett, som avser råvara, anges den mottagningsplats där råvaran hämtas från. Mottagningsplatsen har land och koordinat i Tallinn. 

Mätresultatet registreras i Biometrias Rapporteringsklienten och transportslag ska vara Sjötransport på RH. 

På förstaledskontrakt två, som avser transporten behöver du välja ”Tallinns Hamn via Skogsbolagetshamn” om transporten ska värdeberäknas baserat på krönt vägval. Koordinaterna på hämtplatsen anger Skogsbolagetshamn och Land är Tallin. (Bild 1)  

Bild 1

Befraktarkontrakt för transportföretaget.

Variant 2 Import FLK 1 Lossning eller lastningskostnad

Affärsflödena sätts upp på samma sätt som 4.1 och 4.2.

Lossning eller lastningskostnaden på den avgångsmätta kvantiteten anges på en transportsedel mot det avtalsobjektet som gäller för förstaledskontraktet ett. 

Översiktsbild

För att det ska vara möjligt att skapa en transportsedel måste ett befraktarkontrakt skapas mellan aktören som lossat eller lastat båten och aktören som beställt tjänsten om lossning eller lastning. 

När du skapar transportsedel är det viktigt att ange det Avtalsobjekt som lossnings- eller lastningskostnaden ska redovisas mot. Identitet på fraktsedel B/L behöver inte anges eftersom identiteten på Fraktsedel B/L är möjlig att följa upp i BI rapporten Transportsedel via det avtalsobjekt som angavs. 

På leveransen finns det inga transportuppgifter och då finns inte leveransen sökbar i kolumnen leverans.(Bild 1) För att kunna följa upp transportsedel i BI rapporten transportsedel 984 och vilken leverans kostnaden är kopplad till behöver du ange det under fritext. (Bild2) 

Under punkt 14.3 kan du läsa mer om uppföljning av transportsedel. 

Bild 1

Bild 2

Variant 3 Import FLK 2 Fast pris sträcka, à-pris per kvantitet

Affärsflödet sätts upp på samma sätt som 4.1 och 4.2. Skillnaden är att på FLK 2 som avser transporten anges 1 km på TU. Prislista med grundpriskomponent A’pris per kvantitet/pris per TU eller A’pris per sträcka. 

Variant 4 Import FLK2 Samma aktör

Lossningskostnad och transportkostnad av samma aktör. 

I prislistan anges om det ska vara fast pris för vägsträckan mellan 12801 HA Tallinns hamn och Skogsbolagets bruk och en priskomponent med lossningskod. 

I lossningstillfället är det möjligt att ange transportuppgifter med lossningskod Då gäller den för samtliga ekipage som är angivna i lossningstillfället. 

Variant 5 Import FLK 2 olika aktörer

Det transportföretag/aktör som utför själva mätningstjänsterna är den aktör som transportuppgifter samlas in på. Är det olika aktörer som utför lossning och transport för samma handelssortiment behöver en transportsedel skapas för den aktör som inte utför mätningstjänsterna. 

Användningsfall 2 Import Rapporteringsklienten och Transportsedel

Ersättningsgrundande mätning sker på utländsk mätplats utan insamling av transportuppgifter eller mätning för transportersättningen på svensk mätplats. 

Översiktsbild

Variant 1 Transportsedel

Mätresultatet för den kvantitet som mäts i avgående hamn registreras i Biometrias rapporteringsklient. Transporter till och från fartyget använder ingen mätplats. Lastning och lossning av fartyget använder ingen mätplats.  

Exempel:  

• Timtid på transport eller lossning.  
• Ersättning utgår för den avgångsmätta volymen till transporten och lossning/lastning av fartyget.  
• Fast pris per strecka. 

För att skapa transportsedlar för ersättningen till transportföretaget/aktören behövs ett befraktarkontrakt. På transportsedlarna anges aktuellt avtalsobjekt. 

För att aktörsnumret ska komma upp i rullisten köpare, när befraktarkontrakt ska skapas, behöver råvarusäljaren och råvaruköparen vara upplagd som befraktare i aktörsregistret. 

Användningsfall 3a Kollektivvariant 4 och 6 med transportuppgifter

Ersättningsgrundande mätning för råvaran och transport på svensk mätplats. 

I alla varianter tillämpas stickprovsmätning av kollektivvariant 4 och/eller 6.  

I Förstaledskontrakt anges ersättningsgrundanden mätning ”industrimätning” och initiera transportaffär ”Ja” (Bild1).

Bild 1

Det transportföretag/aktör som utför själva mätningstjänsterna är den aktören som också samlas in transportuppgifter på. Är det olika aktörer som utför lossning och transport på samma sortiment, behöver en transportsedel skaps för den aktör som inte utför mätningstjänsterna. 

Variant 1 Kollektiv 4

Råvaran lastas ut från avgångshamnen (Skogsbolagetshamn) och ankommer till svensk hamn (Ex Norrköpinghamn). Koordinaterna på lagerstället anger Skogsbolagetshamn. På lagerplatsnivå ligger koordinaterna i Norrköpinghamn. Krönt vägval fungerar inte eftersom krönt vägval ruttar från Skogsbolagetshamn. 

Variant 2 Kollektiv 6 och annan platsstruktur

Beroende på hur råvaruaffären är uppgjord och hur du vill följa upp. 

• Är det en ankomsthamn kan du använda krönt vägval. Du får ingen information vilken avgångshamn det kom ifrån. 

• Är det en avgångshamn kan du inte se vilken ankomsthamn råvaran passerar. 

 Kollektivvariant 6:

Variant 5 Se över mättjänster

Lossningkostnad av fartyg (flis/rundved) (fast pris m3f) och transportkostnad fast m3f  rundved till transportföretaget. Rundveden avgångsmätt. Ersättningsgrundande av Flis mäts i Sverige och ersättningsgrundande för transporten till ett annat transportföretag (som inte kör rundved).

Användningsfall 3b Kollektivvariant 4 och 6 utan transportuppgifter

När förstaledskontraktet skapas ska ersättningsgrundande mätning ”industrimätning” anges och initiera transportaffär anges till ”Nej”. Inga transportuppgifter registreras för utförande transportföretag eller ekipage. I RH ska ”vägtransport” anges som transportslag. 

Variant 1 Kollektiv 4

Kollektivvariant 4 med mätningsflöde och mätningstjänster.  

Variant 2 Kollektiv 6

I bilden mätningsflödet och de olika mätningstjänsterna.

Användningsfall 3 c Hamnkran inga transportuppgifter

Förstaledskontraktet ska ersättningsgrundande mätning ”industrimätning” anges och initiera transportaffär sätts till ”Nej”. Inga transportuppgifter registreras om utförande transportföretag eller ekipage. I RH ska ”vägtransport” anges som transportslag. 

Variant 1 Hamnkran Kollektiv 4

Variant 2 Kollektiv 6 Transportsedel

Nedan syns det vilket mätningsflöde samt mätningstjänster och annan platsstruktur. Befraktarkontrakt behöver registreras för att transportuppgifter ska vara möjligt att redovisa via transportsedel. 

Användningsfall 4 Import och travmätning utan kollektiv

Variant 1 Import och travmätning utan kollektiv

Import och ersättningsgrundande mätning för råvara och transport på svensk mätplats. Land på avtalsobjektet påvisar import och hämtas från mottagningsplatsens hämtplats i platsstrukturen. 

Användningsfall 5 Mätning i avgångshamn, bruttovolym

Förstaledskontrakt som avser ersättningsgrundanden mätning anges som ”industrimätning” och initiera transportaffär sätts till ”Nej”. Som transportslaget anges ”Sjötransport”.

Variant 1 Export och transportsedel

Mätplatsen kopplas till den destinerade mottagningsplatsen Tallinns hamn. 

Variant 2 Råvarumätning

Ingen insamling av transportuppgifter och ingen transportsedel utan enbart mätning. 

Uppföljning BI

Gäller både redovisas och transports rapporter.

Filter 

Finns en referens till fraktsedel har du möjlighet att följa upp hur mycket kvantiteter och kostnader som är relaterad till en sjötransport och vilket land råvaran kommer ifrån. Informationen om fraktsedel ingår i de rapporter som har fraktsedel B/L och land på avtalsobjekt i filter. 

Exempel:  

Söker du på avancerad filtrering och visa objekt när värdet ”är inte tomt” (Bild 1 och 2).

Bild 1

Bild 2

Vill du sortera ett steg till kan du lägga till innehåller och mer specifik Fraktsedel B/L (Bild 3).

Bild 3

Uppföljning Sjötransporter redovisa

BI Rapport Kvantitet och värde personifierad (146) 

Rapport -Kvantitet och värde personifierad (146), är en rapport med många valmöjligheterna där användaren själv kan anpassa innehållet efter behov för att redovisa kvantitet och värden för exempelvis Transportslag: Sjötransport. 

Observera att rapporten för -Kvantitet och värde personifierad (146) visar enbart mätningar som är - God nog för råvaruredovisning (måttslagskvalitet = 1 eller 2). 

Liknande rapporter finns inom Redovisa råvara men där ingår också kvantiteter med måttslagskvaliteter 1-4. Dessa är ”fasta” rapporter (ej anpassningsbara), förslagsvis -Kvantitet och värde detaljer rapporterna (067/286). Skillnaden mot de rapporter som Transport har - så finns ej Land som kolumnval/Attribut i rapport 146, utan enbart som filterfunktionalitet. 

Sökbart är också om man önskar se enbart Sjötransporter i ett tidigt skede som filter. Markera-Sjötransport och enbart de leveranser som er behörighet tillåter. 

Vi väljer att söka på Fraktsedel B/L i filter och väljer också att lägga till den som attribut (se förklaring nedan) i rapporten för redovisning.

Genom att markera nedan Stapel i rapporten så kan användaren Anpassa det här visuella objektet genom att ta bort och lägga till de attribut som man önskar få redovisade i rapporten.

För att lägga till attribut – ställ markör på plus tecknet nedan. Då tillkommer fler förslag över de val som finns att välja. 

Ett attribut kan också ändra position i det visuella objektet genom att användaren klickar och håller ned muspekaren samtidigt som attributet dras till önskad position i ovan bild. Dessa redovisas i rapporten, på kolumn nivå, beroende på hur användaren väljer att sortera dem. Genom att markera ett/flera attribut i rullisten så kommer informationen med i rapporten. 

Fält kan också avlägsnas genom att markera de tre punkterna (…) och välj – Ta bort fält. 

Vad gäller platsstruktur så finns många val att välja på beroende på hur användaren önskar redovisa dem. Exemplet nedan är attributet Hämtplats vald i utsökningen. 

Resultat bild nedan. 

Även Site information finns att välja i olika sammanhang om användare önskar redovisa dessa. 

”Slicers” som finns i rapportens huvud går också att ändra till andra Attribut genom samma funktionalitet. Endast ett val gäller här och man måste byta ut Fält till önskad attribut, genom att ta bort de man ej önskar redovisa och markera den man önskar byta till. ”Slicern” byter då namn till det Ni anpassat den till.

Vår Resultat bild nedan innefattar de ”slicer” val som finns som standard vid start av rapporten. Kolumnvalen har vi lagt till genom att ändra/lägga till Attribut i - Anpassa det här visuella objektet.   

Tänk på att spara ändringen som ett Bokmärke, då bibehålls de attribut/kolumner, som valts, till nästa tillfälle. Tänk också på att de kan förekomma avvikelser från föregående Sjötransport (ifall förvalda filter ligger kvar i bokmärket) för att fånga rätt information och identiteter i nästkommande sök. 

Resultat bild:

Vi har i Resultat bild lagt till ett Refererande avtalsobjekt som relaterar till de inmätta transporterna som finns på denna Fraktsedel B/L. Då vi önskar göra uppföljning även på dem.

I Avtalsobjekt i AX (Se bild nedan) relaterar man de två Avtalsobjekten till varandra. Två förstaledskontrakt behövs i detta fall då. 

Refererande AO (i detta fall 1230) har Ingen ersättningsgrundande mätning upplagd i mätningsflödet på dess mottagningsplats = måttslagskvalitet 3 (eller 4) förekommer endast. Förstaledskontrakt och mätningstjänst/flöde skall innehålla samma uppgifter för att det skall fungera att rapportera in kvantiteter rätt. 
Mätningarna på detta refererande AO, får ej träff i rapport 146 (som visar enbart måttslagskvalitet 1-2). Kvantitet och värde detaljer 067/286 eller Avlämnat 798 hänvisas till i detta fall. 

Mätningarna kommer aldrig försvinna från Avlämnat 798 då de Ej innefattas av ersättningsgrundande mätning = aldrig träff på måttslagskvalitet 1 eller 2 som rapport 798 kräver. 

Avtalsobjekten kan dock jämföras mot varandra ifall man önskar se avlämnat respektive inmätt på Avtalsobjekten som refererar till varandra. 

Avlämnat rapport 798 på Refererande Avtalsobjekt 00001230 visar ton kvantitet måttslagskvalitet 3. 

Exportera och skriva ut data

Önskar man exportera datat till Excel så finns funktionalitet till det enligt nedan.

Följdfråga uppstår och Aktör kan välja hur man önskar exportera datat till Excel. Välj Exportera knappen efter val gjorts och filen blir nedladdningsbar i din dator.

Det går även att skriva ut (Print to PDF) eller spara ner den i din dator som en PDF fil direkt från Rapportportalen.

I dagens VIOL 3 finns ej mätbesked för Sjötransporter i de fall affären ej innefattas av VML (Virkesmätningslagen).

Omfattas affären av VML så kan mätbesked finnas att hämta från Mätbeskedsklienten om det överenskommits mellan aktörerna. Dessa innefattas då inte av information som till exempel Bill of lading, hämtplats, site, site typ m.m. utan redovisas ut efter de krav som finns på mätbesked och dess utseende – Ni kan läsa mer om detta här: White Paper Mätbesked/Mätbeskedsklienten VIOL 3.

Ej heller finns det möjlighet att få Information till engelska från BI-systemet – Kund kan välja att exportera data till Excel och där själv göra en egen översättning till Engelska på informationen som exporterats om det är ett måste.

Uppföljning Sjötransport transport

På tabellfliken i rapporterna -Transportaffär (149), -Transportaffär råvaruobjekt (380) och Transportsedel (985) är rapporterna anpassningsbara. Tips och förklaringar hur användaren kan filtrera, lägga till och ta bort kolumner finns i avsnitt 14.1 Uppföljning sjötransport redovisa. 

Avlämnat och inmätt (191) 

För att ge fler uppföljningsmöjligheter i rapporten -Avlämnat och inmätt (191) på fliken Sjö/Tåg/Väg-transport kan användaren se refererande avtalsobjekt, refererande transportslag och refererande transportsedel i kolumn (Bild 1). 

Finns även med i filter. (Bild 2,3) 

Bild 1:

Bild 2: 

Bild 3:

Transportaffär 149 

På tabellfliken kan du lägga till och ta bort kolumner och det finns även med filter. 

Site slutplats och Site startplats finns tillagt i rapporten. Hämtplats,B/L fraktsedel och landet på avtalsobjekt finns möjligheter att lägga in som kolumn i tabellen. (Bild 1 och 2)  För att enkelt ska kunna följa upp. 

Bild 1:

Bild 2: 

Transportsedel 985

Det som har tillkommit i transportsedel är tillval av två kolumner fritext och fraktsedel B/L i den nedre tabellen samt visuellt filter. 

När användaren vill söka på specifik leverans anges Leveransidentitet i fritextfältet. 

Tryck på tangenten Ctrl + vänsterklickar med musen på den rad som ska markeras.  

En svart list markerar till vänster vilka rader som är markerad (bild1).

Mätplats

I Användningsfall ett är den ersättningsgrundande mätningen för råvar på mätplatsen Tallinns hamn. En mätplats kan vara ”kopplad” till många mottagningsplatser. I exemplet nedan är den kopplad till fem olika mottagningsplatser. (Bild 1). 

Vid avgångsmätning vid svensk mätplats behöver den mätplats som råvaran avgångsmätts på kopplas mot den mottagningsplats som råvaran transporteras till.  

Mätningsflöden och mätningstjänster med transportslag ”sjötransport” behöver vara upplagd för den mätplats som råvaran avgångsmätts på. Om flödet startar men en vägtransport fram till fartyget blir det transportslag ”väg”, om det blir mätt på en lastbil. 

Bild 1: