Vad är en redovisningshänvisning?

Innan du skapar en redovisningshänvisning så bör du ha gjort följande steg:

• Skapat ett eller flera köparekontrakt i det fall affären är längre än ett affärsled.
• Skapat en kontraktskedja bestående av de eventuella ovannämnda köparekontrakt som har skapats i affärsleden.

En redovisningshänvisning är ett styrdata som beskriver ett unikt affärsflöde och används vid destinering för att sammankoppla förstaledskontrakt, kontraktskedjor och mottagare. En redovisningshänvisning gör att du kan matcha ett avtalsobjekt ihop med en specifik kontraktskedja innehållande de specifika köparekontrakt som ska ingå i ett visst leveransflöde. En redovisningshänvisning måste alltid finnas även om leveransflödet innehåller enbart ett förstaledskontrakt (ett affärsled). 

En redovisningshänvisning måste finnas per handelssortiment/mottagare/förste köpare. Detta medför att redovisningshänvisningar är stabila över tid, och behöver bara skapas i följande fall:

• Nya upphandlingar (i form av exempelvis nya anskaffningsformer).
• Nya handelssortiment börjar användas hos råvaruförbrukande industri.
• Nya kontrakt ska tillföras i kontraktskedjan där det är en annan förste köpare eller mottagare (viktigt att notera är dock att det är möjligt att lägga in flera kontraktskedjor i efterhand där det är samma förste köpare eller mottagare).
• Den kontrakterade kvantiteten är uppnådd i något av kontrakten.

Vid skapandet av en redovisningshänvisning pekar du ut en eller flera kontraktskedjor som beskriver affärsflödet. Ytterligare kontraktskedjor kan sedan läggas till så länge affärsflödet är aktuellt.

För att beskriva vilken av kedjorna som redovisningshänvisningen ska använda finns olika typer av kontraktskedjestyrning.

Kontraktskedjestyrningen på en RH kan vara av typerna:

1. Ingen. Användandet av en RH som har kontraktskedjestyrning angett till ”Ingen” innebär att det bara finns ett enda led från förstaledskontraktet till sista köpare. När du använder detta alternativ ska Förste köpare och Mottagare vara densamma.
2. Gällande. Du anger en eller flera kontraktskedjor och anger vilken av de valda kontraktskedjor som ska användas i redovisningshänvisningen. Detta medför att du måste manuellt växla mellan kontraktskedjor.
3. Tidsstyrd. Datumintervallerna styr vilken kontraktskedja som ska användas vid varje tidpunkt (vid inmätning). Detta alternativ ger det dig möjligheten att byta kontraktskedja genom datumstyrning, dock får  datumperioderna inte överlappa varandra och det får inte finnas några glapp mellan datumperioderna på kontraktskedjorna.

Råvaruförsörjningsansvarig inom ett företag skapar de redovisningshänvisningar som beskriver de varianter av affärsflöden som finns inom sitt försörjningsområde.

Skapa en redovisningshänvisning

För att skapa en redovisningshänvisning gör du följande steg.

1. Navigera till Redovisningshänvisning via menyerna (VIOL 3 - Hantera råvaruaffär - Affärslogistik - Redovisningshänvisning).
2. Klicka på Ny.

Fyll i formuläret. De rödmarkerade fälten är obligatoriska.

3. Välj valfritt namn för din redovisningshänvisning.
4. I fältet Mottagare anger du den aktör som är siste köpare i leveransflödet.
5. I fältet Förste köpare anger du den aktör som är förste köpare i affärsledet.
6. I fältet Mottagningsplats anger du den plats som avtalsobjektet ska destineras till.
7. I fältet Handelssortiment anger du det handelssortiment som du använder i ditt förstaledskontrakt.
8. I fältet Redovisningshänvisningsansvarig anger du den aktör som ska vara ansvarig för redovisningshänvisningen. Denna aktör är behörig att skapa, ändra och avsluta redovisningshänvisningen.
9. I fältet Kontraktskedjestyrning finns tre alternativ. Ingen, Gällande, Tidsstyrd. Se under kapitel 2 för en djupare förklaring om dessa tre alternativ.
10. Välj om Befraktare i första affärsled ska gälla eller inte.
11. Ange vilken aktör som är befraktare.
12. Ange giltighetsdatum fr.o.m. Du kan välja ett tidigare datum än dagens datum.
13. Ange giltighetsdatum t.o.m. om du vill att redovisningshänvisningen ska ha en tidsbestämmelse. Ett tips kan vara att låta detta fält vara tomt, och sedan avsluta redovisningshänvisningen manuellt vid senare tillfälle, då slipper man förhålla sig till om redovisningshänvisningen är giltig eller ej och avtalsobjektets slutdatum bli styrande.

14. Klicka på OK när du har angett samtliga obligatoriska fält.

Du har nu skapat en preliminär redovisningshänvisning.

15. Under rubriken Detaljer så får du en överblick över din nya redovisningshänvisning. Vid status Preliminär så kan du fortfarande förändra samtliga fält.

16. Markera i Ja/Nej under rubriken Kollektiv om kollektiv ska användas i affärsledet.
- Om Ja: välj huruvida pris från kollektiv ska användas under rubriken Pris från Kollektiv. Detta är till för kollektivvariant 1, timmerkollektiv då leden i kontraktskedjan måste stämma överens med leden i kollektivbeskrivningen.

17. Om man anger att en RH ”Avser kollektiv” kan ett specifikt kollektiv-id anges.
Kollektivet ska då vara at typen ”RH-kollektiv”

18. Välj Försörjningsområde (ej obligatoriskt).
19. Välj EB-nyckel (ej obligatoriskt).

Välj anskaffningsform genom att klicka på Ny (tänk på att anskaffningsformen måste vara densamma i förstaledskontraktet som redovisningshänvisningen). Det är möjligt att ange flera anskaffningsformer.

- Annan organisation (AO): När affären har skett mellan två olika företag.
- Egen resurs (ER): När affären har skett genom egna resurser (egen skog alt. Egen råvara).
- Privat ägare (PA): När affären har ett ursprung från en privatperson.

Lägg in din kontraktskedja genom att klicka på Hantera kontraktskedjor (Notera att denna rubrik inte finns om du har valt kontraktskedjestyrning = Ingen i punkt 9).

19. Klicka på Ny.

20. Välj de kontraktskedjor som redovisningshänvisningen ska innehålla. Filtrera antingen via det unika kontraktskedjeidentiteten eller vid namn.

21. Välj om kontraktskedjan ska vara gällande eller ej (Notera att detta fält uppstår enbart ifall du har valt kontraktskedjestyrning = Gällande i punkt 9).

22. Klicka på Validera.
23. Klicka på OK.

24. Innan din redovisningshänvisning kan användas för destinering behöver du aktivera den. Detta görs genom att under Detaljer välja Aktiv i fältet Status.

Du har nu skapat en redovisningshänvisning och kan därmed destinera det aktuella handelssortimentet i ditt avtalsobjekt. Observera däremot att verifieringen av huruvida redovisningshänvisningen kan användas för mätbeodring (att det exempelvis finns mätningstjänster) sker inte när redovisningshänvisningen sparas, utan sker först när du verifierar din destinering i ditt förstaledskontrakt.