Inledning

Syfte

Denna handbok är framtagen som stöd för dig som kund och användare av Biometrias BI-rapporter. Syftet är att ge en översiktlig introduktion till de vanligaste funktionerna som används vid uppföljning och analys av data i rapporterna som finns i rapportportalen.

Handboken fokuserar på generella funktioner som är gemensamma för de flesta rapporter och tjänsteområden. Den visar hur du som användare kan navigera i rapporterna, filtrera data, anpassa visningar samt exportera information för vidare användning.

Observera att handboken inte är heltäckande. Det finns fler funktioner i Power BI än de som beskrivs här. Vissa funktioner kan vara specifika för enskilda rapporter och vissa är inte implementerade i Biometrias lösning. För mer information om ytterligare funktionalitet hänvisar vi till Microsofts officiella dokumentation på learn.microsoft.com

För rapporter med särskilda tillämpningar kan kompletterande instruktioner tillhandahållas i separata dokument.

Begreppslista

Denna begreppslista förklarar vanliga termer som används i Power BI-rapporter och i handboken. Den är tänkt som ett stöd för dig som använder rapportportalen och vill förstå innehåll och funktioner på ett enklare sätt.

Rapporters uppbyggnad

En BI-rapport är en vy med visuella objekt som representerar resultat och insikter baserade på den underliggande datan. En rapport kan bestå av ett enda visuellt objekt eller flera sidor fyllda med interaktiva komponenter.

De vanligast förekommande visuella objekten i Biometrias rapporter är:

• Slicers
• Tabeller
• Matriser
• Informationsrutor
• Diagram

Rapporterna följer en gemensam struktur, där Slicers för filtrering alltid är placerade högst upp på varje rapportsida.

Vanligtvis ligger:

• Datum-slicers längst till vänster
• De mest centrala filtren i mitten
• Knappen Fler filter längst till höger

Under slicers-området presenteras de visuella objekten för datavisualisering, såsom tabeller, diagram eller nyckeltalskort. Se figur 1 för exempel på rapportlayout med markeringar för slicers, knappen Fler filter samt visuella objekt. Mer information om filteralternativ finns i kapitel 3.2 Filter.

Det går att urskilja ett visuellt objekt från ett annat genom att hovra med muspekaren över det. För varje objekt visas en meny med olika alternativ. Den första hjälper användaren att se vilka filter som är applicerade på objektet, den andra navigerar till fokusläge och de tre prickarna (…) ger tillgång till fler funktioner, exempelvis exportering. Se figur 2 & 3.

Figur 2 Den gula markeringen i bilden indikerar den meny som visas vid hovring över ett visuellt objekt.

Figur 3 … är valt och ytterligare alternativ pressenteras.

Navigering i rapporter

Power BI-rapporter är uppbyggda för att presentera data på ett tydligt och strukturerat sätt. Navigering i rapporterna sker främst via rapportflikar, filter och interaktiva visuella objekt.

Rapportflikar

Rapportens namn ger en övergripande indikation om vilken typ av information som presenteras, och rapporten består ofta av flera sidor – så kallade rapportflikar – där varje flik visar olika vyer eller perspektiv av datan.

Rapportflikarna finns längst ned i rapportvyn. Klicka på ett fliknamn för att byta sida. Den flik som används för tillfället markeras med en understrykning. Om inte alla flikar får plats i vyn, kan du bläddra med pilarna längst till vänster i flikfältet. Se figur 4 för exempel på rapportflikar i en meny.

Info-flik

Längs till höger i samtliga rapporter finns en flik med namn ”info”. På denna flik finns tillgång till stödjande information om rapporten, exempelvis beskrivning av rapportens innehåll och i vissa fall tips för navigering specifika för den aktuella rapporten.

Filter

Genom att använda filter kan du begränsa vilken information som visas i rapporten, baserat på ett eller flera specifika attribut.

Det finns två huvudsakliga typer av filter i rapporterna:

• Slicers
• Fler filter (Sida med filter)

Figur 5 - Markerat Slicers och val "fler filter"

Slicers

Slicers är ett visuellt objekt med samma funktion som ett filter. De attribut som är tillgängliga som slicers är utvalda utifrån vad användare oftast behöver filtrera på i samband med informationen som visas i den aktuella vyn.

Observera följande om urvalen i slicers:

• De visar endast värden som förekommer i leveranser där användarens organisation har medverkat.
• De kan begränsas ytterligare baserat på andra filtreringar som redan är gjorda i rapporten.

I de allra flesta fall är Slicers synkade mellan rapportflikar. Det innebär att om användaren gjort ett urval i en Slicer och en Slicer för samma attribut finns på en annan rapportflik följer urvalet med mellan flikarna.

Fler filter

I nästan varje rapportflik finns en knapp som leder till en särskild sida kallad "Övergripande filter", se figur 6. Denna sida innehåller endast slicers och används för att filtrera rapportens data ytterligare. Denna sida är särskilt användbar om du vill göra mer avancerade urval än vad de slicers som finns på rapportsidan erbjuder.

Övergripande filtersidan är oftast uppdelad i två sektioner:

• Övre sektionen innehåller fasta filter som är gemensamma för alla rapportens flikar. Dessa går inte att ändra.
• Nedre sektionen innehåller personliga filter som du själv kan anpassa. Du kan till exempel byta ut ett filter mot ett annat om du inte hittar det du söker. Det viktiga är att det nya filtret finns tillgängligt i den aktuella rapporten – annars går det inte att lägga till.

Valen gäller för alla sidor på rapporten.

Figur 6 Fler filter

För att byta ut personliga filter, hovrar du på den slicer du vill byta ut och klickar på ikonen för personliga anpassningar, se figur 7. På Anpassa, välj fält, och sedan sök alternativt skrolla i listan med tillgängliga attribut.

Figur 7 byt ut personliga filter

Interaktiva visuella objekt

Många visuella komponenter i rapporten – såsom diagram och tabeller – är interaktiva. Du kan klicka på ett element, till exempel en stapel i ett diagram, för att filtrera övriga delar av rapporten utifrån det valda värdet. Informationen i övriga visuella objekt anpassas och endast information som är relevant för den rad/stapel som markerats visas.

Ett exempel på detta visas i figurer nedan. De visar hur visuella objekt i rapporten Transportaffär anpassas när datat filtrerats ner via val i slicer samt att en stapel i första diagrammet klickats på.

Figur 8 – Före markering

Figur 9 - Efter markering

Övriga Funktioner

Personliga anpassningar

Personliga anpassningar är en funktion i Power BI som tillåter användaren att anpassa innehållet i visuella objekt efter egna behov. Exempelvis kan användaren bestämma vilka attribut som ska ingå som kolumner i en tabell och på så vis aggregera nyckeltal i olika nivåer eller ändra visualiseringstyp för ett objekt från tabell till diagram. Denna funktionalitet finns endast i vissa rapporter.

För att göra personliga anpassningar på ett visuellt objekt behöver funktionen vara aktiverad på objektet. Om funktionen är aktiverad visas en ikon i form av ett diagram i den meny som visas vid hovring över ett objekt, se figur 8.

Figur 10 Den gula markeringen visar den ikon som avser funktionen ’Personliga anpassningar’ för ett visuellt objekt.

Genom att klicka på ikonen öppnas menyn för ’Personliga anpassningar’.

Figur 11

Från menyn för Personliga anpassningar kan användaren välja att:

• Ändra visualiseringstyp
• Lägga till attribut i visuellt objekt
• Ta bort attribut från visuellt objekt
• Ändra beräkning för ett attribut

Ändra visualiseringstyp

Genom att ändra visualiseringstyp på ett objekt kan informationen presenteras på olika sätt.

För att ändra visualiseringstyp klicka på raden under ’Visualiseringstyp’.

En meny för alla valbara typer av visualiseringar visas

Bilderna visar hur samma information kan presenteras olika med olika typer av visualiseringar.

Tabell:

Stapeldiagram:

Om visualiseringstypen för ett visuellt objekt är ett diagram kan det finnas fler val att göra vid anpassning. Exempelvis på vilken axel ett attribut ska visas på. Ett attribut kan ändra position i det visuella objektet genom att användaren klickar och håller ned muspekaren samtidigt som attributet dras till önskad position.

Lägga till attribut

För att lägga till ett attribut används ’+’ ikonen. Den gula markeringen i bilden visar ikonen som används för att lägga till ett attribut i ett visuellt objekt med funktionen ’Personliga anpassningar’.

Genom att klicka på ’+’ öppnas en ny meny som kallas kallas för ”Perspektiv”. Perspektivet innehåller en mängd av utvalda tabeller och attribut från den databas som ligger till grund för rapporten. Genom att expandera en tabellrad visas alla attribut som är valbara för att läggas in i ett visuellt objekt.

De gula markeringarna i bilden visar tabellrader som ingår i rapportens Perspektiv.

Genom att expandera en tabellrad i Perspektivet visas alla attribut som är valbara för att läggas till i det visuella objektet som anpassas.

De gula markeringarna i bilden visar de attribut från tabellen ’Avtalsobjekt’ i Perspektivet som går att lägga till i det visuella objektet.

Genom att lägga till ett attribut i ett visuellt objekt ändras upplösningen på informationen.

Bilderna illustrerar hur nyckeltalen ’T/A värde’ och ’Grundpris värde’ aggregeras i olika nivåer beroende på vilka övriga attribut som utgör kolumner i tabellen. Den anpassade tabellen har en extra kolumn med attributet ’Avtalsobjekt’ utöver attributen ’Köpare transport’, ’Säljare transport’, ’T/A värde’, ’Grundpris värde’ och ’Totalt värde’ från den ursprungliga tabellen. Med i övrigt samma villkor för utsökningen delas raden med värden från den ursprungliga tabellen upp i flera rader i den anpassade tabellen där värdet per avtalsobjekt särredovisas.

Ursprunglig tabell:

Anpassad tabell:

Ta bort och ändra attribut i visuellt objekt

För att ta bort ett attribut från ett visuellt objekt klicka på de tre prickarna på attributets rad.

En ny meny med val öppnas. Klicka på ’Ta bort fält’ för att ta bort attributet från objektet.

Från samma meny går också välja hur ett attribut ska beräknas. Alla typer av beräkningar går inte att applicera på alla attribut.

Support i samband med Personliga anpassningar

Eftersom funktionen Personliga anpassningar kan avvika kraftigt från hur standardrapporten är byggd är möjlighet till support begränsad för funktionen. Det kan exempelvis vara svårt för supportpersonal att veta exakt vilka förändringar som gjorts av användaren och därför också vara svårt att veta lösningen till de eventuella problem som uppstått. Problem som uppstår kan också finnas i databasen för rapporten och är då inget supportpersonalen själva kan åtgärda. Rutiner för dessa ärenden kommer finnas internt på Biometria.

Bokmärken

Bokmärken i Power BI är en funktion för att spara vanliga utsökningar. Bokmärket sparar alla inställningar som användaren gjort på en rapportflik i form av filter och anpassningar och kan sedan användas som en genväg till samma vy. Det finns två olika typer av Bokmärken i Power BI, ’Personliga bokmärken’ och ’Rapport-bokmärken’. Personliga bokmärken är de bokmärken som användaren själv skapar och de sparas endast för just den användaren. Rapport-bokmärken är bokmärken som är skapade av Biometria och är ofta kopplade till definierade vyer för en rapportflik som användaren kan växla mellan med ”Knappar”.

Användaren kan också välja att göra ett av sina bokmärken till Standard vy. Det innebär att om rapporten återställs till sitt ursprungsläge är det användarens rapportflik som är vald som Standard vy som visas.

Skapa Personligt bokmärke

Menyn för att skapa Personliga bokmärken finns till höger på rapportsidan bredvid menyn för Filter och går att expandera och komprimera genom att klicka på pilarna.

Den röda ramen i bilden visar menyn för Bokmärken. Den gula markeringen visar pilarna som används för att expandera och komprimera menyn.

Klicka på ’Lägg till’ för att skapa ett nytt Personligt bokmärke.

Användaren får ett initiativ om att ange ett namn för bokmärket samt ange om det ska vara Standard vy.

Till sist sparas Bokmärket och sedan finns det tillgängligt att användas i menyn för Personliga bokmärken.

Administrera bokmärken

Användaren kan också uppdatera, byta namn, göra ett bokmärke till standard vy, rensa standardvalet eller ta bort ett bokmärke.

Klicka på de tre prickarna på det aktuella bokmärkets rad.

En ny meny med alternativ för att administrera visas.

Klicka på den rad som avser önskad förändring för att genomföra den.

Gamla filters påverkan på bokmärken

I dagsläget uppdateras tyvärr inte bokmärken automatiskt när ett filter som ingår i bokmärket tas bort eller byts ut. Det gör att rapporten kan bete sig på oväntat sätt och till exempel visa mindre data än förväntat efter borttag av ett filter. Vi på BI kommer försöka informera när en sådan filter-ändring har skett på en rapport, men som användare behöver man själv uppdatera sina bokmärken så att de endast innehåller aktuella filter.

Exportering

Exportering av data är en viktig funktion i Power BI. Exportering av data kan göras från alla visuella objekt i en rapport men i nuläget endast till Excel i form av tabeller.
Beroende på vilken typ av objekt som exporteras finns olika val för hur data ska sparas i Excel. Eventuellt valda filter begränsar alltid det innehåll som sparas till Excel, oavsett vilket val för exportering användaren gör.
De tillgängliga alternativen är:

• Data med aktuell layout.
  • Valet ’Data med aktuell layout’ sparar data i Excel precis som den visas i rapporten, utan eventuella formateringar. Det innebär att om en matris exporteras sparas data i Excel på den nivå användaren har tittar på i Power BI och värdena aggregeras på samma nivå.

Bilderna visar hur rapporten ’Skotade volymer per avlägg’ sparas i Excel utifrån valet ’Data med aktuell layout’.

• Sammanfattade data.
  • Valet att exportera ’Sammanfattade data’ är liknande ’Data med aktuell layout’ men innehåller också alla typer av formateringar för objektet och inkluderar allt innehåll i det visuella objektet. Om en matris exporteras med detta alternativ sparas alla nivåer av data i matrisen, oavsett vilken nivå användaren tittar på och värdena aggregeras på den lägsta nivån. ’Sammanfattade data’ skapar också kolumnrubriker som går att filtrera i Excel.

Bilden nedan visar hur samma vy från rapporten ’Skotade volymer per avlägg’, som visas i bilden under avsnittet för ’Data med aktuell layout’, sparas utifrån valet ’Sammanfattade data’.

Underliggande data

• • • Att exportera ’Underliggande data’ innebär att all underliggande data från databasen, oavsett vad det visuella objektet innehåller, exporteras till Excel. Eventuell formatering i det visuella objektet sparas också med det här valet.                   

Bilden nedan visar hur samma vy från rapporten ’Skotade volymer per avlägg’, som visas i bilden under avsnittet för ’Data med aktuell layout’, sparas utifrån valet ’Underliggande data’.

Tips och vanliga frågor (FAQ)

Det här kapitlet innehåller vanliga frågor och tips som kan hjälpa dig att snabbare förstå och lösa situationer som kan uppstå vid användning av rapporterna.

Varför visas inga data i rapporten?

Det kan bero på att:

• Du har filtrerat bort all data via slicers eller andra filter.
• Din organisation inte har medverkat i de leveranser som rapporten bygger på.
• Rapporten inte innehåller data för det valda datumintervallet.

👉 Prova att rensa eller justera filtren.

Kan jag på ett enkelt sett se vilka filter eller urval som påverkar mitt visuella objekt?

Ja, till uppe i högra hörnet finns en symbol som kommer fram om du hovrar över det visuella objektet. Om du klickar på den visas en lista med ”Filter och utsnitt som påverkar det här visuella objektet”.

Varför ser jag inte vissa filter eller urval?

• Alla tillgängliga urval i slicers baseras på data där din organisation har varit involverad.
• Om du redan gjort ett urval i ett annat filter påverkar det vilka alternativ som visas.

Kan jag spara mina egna inställningar i rapporten?

Ja! Du kan använda personliga bokmärken för att spara filtrerade vyer du använder ofta. Läs mer i kapitel 4.2 Bokmärken.

Kan jag spara mina egna inställningar i ”fler filter”?

Ja, att spara bokmärke gällande filter görs som ett personligt bokmärke, såvida du inte bytt ut filtret alternativt flyttat runt filter. Eftersom personliga bokmärken sparar inställningarna för den aktuella sidan, sparas inte förändringar som görs på andra sidor. Till exempel, om du har synkroniserade slicers i din rapport och ändrar fältet för en slicer och sparar ett personligt bokmärke, kommer bokmärket endast att spara slicerändringen på den aktuella sidan, i detta fall på sidan ”fler filter”.

Hur exporterar jag data till Excel eller PDF?

I varje visuellt objekt finns en meny (•••) där du kan välja Exportera data. Läs mer i kapitel 4.3 Exportering.

Support

Om du upplever problem med rapporterna, saknar data eller har frågor om hur något fungerar – finns hjälp att få.

För frågor som rör innehållet i rapporterna, t.ex. felaktiga siffror, saknade data eller tolkning av begrepp, kontakta Biometrias support via kontaktuppgifterna på rapportportalen.