Viktigaste lärdomen – planera i tid!

Milstolpen ”Skarp drift isolerade affärer” i VIOL 3-programmet har varit ett sätt för Biometria att gradvis driftsätta affärsflöden i VIOL 3:s produktionsmiljö. Arbetet har bestått av tre olika affärsflöden genomförda tillsammans med olika aktörer i branschen. Dessa affärer har varit helt isolerade till utvalda affärsflöden samt de inblandade aktörerna för respektive affär. De som deltagit vittnar om att milstolpen har bidragit till många viktiga lärdomar som hela branschen kan dra nytta av inför Go Live.

Milstolpen startade den 2 september 2024 med Isolerad affär #1, ”Förmedla StanForD-filer”. I isolerad affär 2 (IA2), ”Från terminal till industri”, deltog SCA samt Örnfrakt. Inför starten gjorde SCA gedigna förberedelser tillsammans med både Örnfrakt och Biometria. SCA har även ett helt nytt logistiksystem, GATA, integrerat mot VIOL 3 vilket de introducerade i samband med starten av IA2, samt ingående system som är anpassade för parallelldrift av VIOL 2 och VIOL 3.

Planera viktigt enligt SCA

SCA har mellan 4 november och 30 januari kört in cirka 500 lass inom ramarna för den isolerade affären. Jonas Muhr, affärsutvecklare på SCA betonar att en av de främsta lärdomarna som dragits är vikten av förberedelser och nämner att de själva underskattade tiden för förberedelser, inte minst på användarsidan.

– Vårt råd till alla är att planera, planera och planera inför uppstarten av VIOL 3! Flödet som ingår i den isolerade affär vi kör, Gimonäs till Obbola, är ett väldigt enkelt flöde, ändå tog det mycket tid och resurser för att få detta att flyta, berättar han och fortsätter:

– Det är viktigt att alla testar till exempel samtliga inloggningar som behövs i god tid, för att vara förberedd när det väl är dags. VIOL 3 är nytt för alla, det kommer att medföra missförstånd, fel som uppstår samt en del frustration och detta kommer uttrycka sig på olika sätt. Vi behöver gemensamt ha respekt för att det kommer att ta tid att ställa om, avslutar han.

Jonas Muhr, affärsutvecklare på SCA

Malin Börjegren, Driftchef Industri på Örnfrakt

Viktigt att delta i allt som är relevant för ditt företag

Ur ett transportperspektiv berättar Malin Börjegren på Örnfrakt att i deras förberedelser har de följt Biometrias utbildningsplan, e-utbildningar samt bekantat sig med testmiljön. De upplevde att de hade en stabil grund för start av IA2.

– Ju mer man kan ha på plats innan start, desto bättre. Detta gäller allt från behörigheter till teknisk utrustning. Prova att logga in i chaufförsklienten innan uppstart samt se över specifikationerna på de plattor/datorer som finns i lastbilarna, säger hon.

Hon rekommenderar även andra transportföretag att ta rygg på något ”större” företag i branschen eller någon som kommit lite längre än man själv gjort samt ta del av det förberedelsematerial och de öppna möten som erbjuds.

– Delta i allt som är relevant för dig som Biometria erbjuder inför uppstart men även från kunder och uppdragsgivare för att vara så redo ni kan, säger avslutar Malin.

Detaljplanering och intern informationskanal
I isolerad affär 3 (IA3), ”Egen skog till industri”, deltog Sveaskog och Eklunds Åkeri.

Maria Karlström på Sveaskog beskriver att en del av deras förberedelser var att ta fram körscheman. Ett togs fram för driftsättning av Biometrias integrationer samt registrering av affärsdata i VIOL 3, samt ett för avverkning, transport, inmätning samt fakturering/avräkning. Inför genomförandet av IA3 har de också genomfört flertalet möten, utbildningar både internt samt av chaufförer och haft olika avstämningar för att säkerställa att alla inblandade var redo.

I genomförandefasen av affären driftsattes integrationer och registrering av affärsdata cirka en månad innan starten. Avverkningen genomfördes mellan 25 november och 20 december 2024.

– Vi upprättade tidigt en intern chattkanal för att hålla varandra informerade och avrapporterade enligt det planerade körschemat. Kanalen var också viktig för oss att lyfta uppkomna problem i, berättar Maria Karlström på Sveaskog.

Maria Karlström, projektledare på Sveaskog

Den detaljerade planeringen inför starten och denna typ av intern informationskanal lyfter Maria som två av framgångsfaktorerna för dem. Hon berättar också att Sveaskog har gjort anpassningar av det interna systemet Prolog utifrån de lärdomar som de dragit från IA3.

Skillnader mellan dagens arbetssätt

Jonas Eklund på Eklunds Åkeri, som deltog som transportföretag i IA3, lyfter att de tidigt förstod att VIOL 3 kommer innebära skillnader från dagens arbetssätt och lyfter flera saker som transportföretag måste tänka på:

– Beställ huvudkod och användare i tid. Tänk också på att chaufförernas e-post måste vara kopplade till företaget, registrera inga personliga mejladresser kopplade till chaufförerna eftersom den följer med dem om de slutar hos er. Att använda en företagsmejl gör också att leveranskvitton kommer rätt.

Han lyfter flera andra rekommendationer till transportföretag inför VIOL 3, däribland att informera och utbilda internt så att alla är förberedda.

– Övergången till VIOL 3 är en utmaning, planera och förbered er noggrant och avsätt gärna resurser för att hantera eventuella störningar, problem eller frågor, säger han och fortsätter:

– Förändringen för alla chaufförer i branschen kräver utbildning och stöd, även andra resurser internt kan behöva känna till hur/var chaufförerna behöver vända sig när något uppkommer, avslutar han.

Nyttig erfarenhet för Biometria
De lärdomar som deltagande aktörer har dragit har Biometria tidigare uppmanat branschen om, exempelvis att det är viktigt med dialog med affärspartners samt att förbereda sig i tid. Biometria har också dragit flertalet lärdomar av att genomföra samtliga isolerade affärer tillsammans med kundföretagen. Bland annat ser Biometria över sina rutinbeskrivningar vid avvikelser samt har redan åtgärdat så att mätplatser automatiskt aktiveras. Det är dock viktigt att mätplatsägare tar sitt ansvar för att förbereda sina mätplatser.

För att chaufförerna, som kommer ha ett nytt arbetssätt, ska kunna förbereda sig har en av åtgärderna varit att öppna upp chaufförsklienten för inloggning och förberedelse den 14 april, alltså cirka två veckor innan Go Live.

– Isolerade affärer är bland det nyttigaste vi gjort inom VIOL 3-programmet. Det har uppstått ett flertal saker längs vägen som vi fått hantera i respektive affär, men vi kan sammanfattningsvis konstatera att VIOL 3 som system har fungerat bra ur ett funktionellt perspektiv, avslutar Margita Sahlberg, projektledare för samtliga isolerade affärer inom VIOL 3-programmet. 

Margita Sahlberg, projektledare Isolerade affärer på Biometria

Tänk på detta inför VIOL 3

• Planera i tid
• Beställ data i tid - Chaufförer i branschen måste beställa användare till Chaufförsklienten
• Se till att de surfplattor/datorer som finns i lastbilarna är kompatibla mot Chaufförsklienten
• Testa utrustning i god tid innan
• Utbilda och informera internt
• Prata med andra företag i branschen
• Delta i Öppna möten samt ta del av det informations- och utbildningsmaterial som Biometria erbjuder