Den 2 maj 2025 ska det finnas en körbar version av VIOL 3. Det är Biometrias viktigaste uppgift att se till. Men skogsbranschen måste också göra sin del och förbereda sig inför övergången. Det är ett rejält arbete som måste göras. Hör vad Biometrias vd Ingela Ekebro och Karin Hjern, leveransområdeschef för Forest Storm, har att säga om saken. 

Sakta men säkert närmar sig datumet för den stora lanseringen av det nya navet i skogsbranschens affärer. Och när VIOL 3 drar i gång kommer det att bli tydligt vem som har gjort sin hemläxa och vem som har slarvat med förberedelserna.

– Vårt jobb är att säkerställa att det går att flytta alla affärsprocesser från VIOL 2 till VIOL 3 på ett smidigt och säkert sätt. Det är helt nödvändigt eftersom affärslogiken kommer att vara helt annorlunda. Systemen kan inte heller prata med varandra och dessutom kommer VIOL 2 att stängas för nya affärer kort efter att VIOL 3 har öppnats. Den sista oktober 2025 är sista dag för inmätning, säger Ingela Ekebro och fortsätter:

– Biometria kommer inte att kunna göra hela jobbet, var och en måste själv se till att vara förberedd för att gå live 2 maj.

Utan förberedelser inga affärer
Karin Hjern, som sedan flera år jobbar i Forest Storm-projektet med att stötta och hjälpa VIOL-kunder under övergången till VIOL 3, tillägger:

– Vi finns till hands för att stötta och för att fortsätta kunna göra affärer i framtiden så krävs det att man jobbar med sina egna förberedelser. Man måste förstå konsekvenserna annars, säger hon.

Deras gemensamma budskap är att nu är det på allvar. Och att det är viktigt att alla är med på tåget.

– Vi har ju ropat på vargen alla fall i fem års tid så jag kan förstå att det kan skapa en lite avslappnad inställning. Och man kan tycka att det är långt till maj men det är nu det gäller. Biometria kommer inte att kunna garantera hjälp till dem som kommer för sent, säger Ingela Ekebro.

Ingen tango på egen hand

– För att vi ska lyckas med vårt uppdrag behöver vi branschens engagemang och samarbete. Vi kan inte dansa tango på egen hand, säger Karin Hjern, både på allvar och med en glimt i ögat.

Hon berättar att de stora kunderna tar stort ansvar men det är fortfarande så att man i branschen generellt sett släpar efter när det gäller deadlines. Det kommer till exempel fortfarande inte in tillräckligt med beställningar på så kallat masterdata för att hon ska känna sig nöjd.

– Jag förstår att den här biten är lite krånglig. Du kanske sitter med uppgifter som någon satte upp på företaget för länge sedan och nu är det du som ska göra jobbet. Vi försöker minska tröskeln att komma in med uppgifter på rätt sätt så gott det går, säger Karin Hjern och fortsätter:

– Tidigare har det mest handlat om förberedande arbete och utbildning. Nu gäller det i stället att planera hur du ska genomföra dina affärer i framtiden och vi märker att det inte är helt lätt. Storföretagen kan ha svårt att hinna med för att de har så mycket data som ska skickas in. De små företagen har också svårt att hinna ta sig tid.

Ökad bemanning i supporten

För att kunna samverka vidare med dem som klivit in i VIOL 3 är det mycket viktigt att man har gjort sitt eget arbete i processen. Den insikten tror Ingela Ekebro inte helt har sjunkit in hos alla som är berörda av förändringen.

– Det finns en Go Live-plan med flera viktiga deadlines; en beställningsstig och milstolpar som företagen behöver förhålla sig till. Ju senare uppgifter kommer in desto svårare blir det för oss att kunna hjälpa dem i samma utsträckning som nu. Vi har ju ökat på bemanningen i supporten för att ta hand om den här puckeln. Men vi kan inte skala upp organisationen med massor av personer med kort varsel om företagen inte är klara vid Go Live, säger hon.

Följ allas framsteg

Biometria har börjat visa hur hela branschen ligger till genom att lägga upp aktuell information om detta på hemsidan. Där kan medlemsföretag och kunder se vilka framsteg som de själva, deras affärspartners och andra företag har gjort när det exempelvis gäller milstolpar och beställningar. Informationen kan även användas till att hjälpa och motivera affärspartners som kanske halkat efter.

– Det är en stor hjälp för oss alla att veta hur branschen ligger till med förberedelserna, säger Ingela Ekebro.