”Tiden är knapp – det är viktigt för alla aktörer i skogsbranschen att komma i gång med sina förberedelser inför VIOL 3 omgående!”, budskapet är tydligt och kommer från två av branschföretagen.

Förberedelserna för övergången till VIOL 3 är i full gång i branschen. Biometria har pratat med Axel Ignell, Application manager på Södra och Maria Karlström, projektledare på Sveaskog, kring hur förberedelserna inom respektive bolag görs, hur de ser på branschens roll i övergången och vad som är viktigt att tänka på just nu för alla företag i branschen.

Maria Karlström ansvarar för Sveaskogs VIOL 3-projekt VioLa, ett projekt vars uppdrag är att ta Sveaskog över till VIOL 3. I sitt arbete planerar och koordinerar hon projektarbetet kopplat till både verksamheten i Sveaskog och till IT-system. Eftersom Sveaskog är ett pilotföretag har Maria även kontinuerliga avstämningar med Biometria och de andra pilotföretagen.

Maria ser bytet till VIOL 3 som nödvändigt, då VIOL 2 baserar sig på gammal teknik. Axel håller med och fyller i:

Maria Karlström, projektledare på Sveaskog

– Det finns många vinster med VIOL 3, men en av de stora vinsterna är chansen att ”börja om”. VIOL 2 har funnits länge och strukturer har kontinuerligt byggts ut till den grad att logiken inte längre håller. När vi går över till VIOL 3 får vi chansen att rensa bort det gamla och börja om med en ny struktur. Ett bra exempel på detta är sortimentsstrukturen där vi kommer få betydligt färre och mer korrekt benämnda sortiment i VIOL 3. Hög kvalitet på grunddata ger också möjligheter att få ut mer korrekt data som också håller högre kvalitet, säger han.

Axel Ignell, Application manager på Södra

Både Sveaskog och Södra lägger mycket tid på att föra dialog med sina affärspartners och kunder eftersom det är viktigt att förbereda sig tillsammans för att göra övergången så smidig som möjligt.

– Vi lägger just nu mycket tid på att ha dialog med våra affärspartners om hur vi ska sätta upp våra affärer i VIOL 3. Det gäller att få en gemensam syn på vad i VIOL 3 som motsvarar en viss affärsöverenskommelse. Framför allt handlar det om att enas om vilka sortiment vi ska köpa och sälja, samt hur det ska mätas in vid mätplatsen, säger Axel.

– Sveaskogs kundansvariga för dialog med alla våra kunder gällande VIOL 3, eftersom vi behöver försäkra oss om att våra kunder är redo, så att vi kan leverera till dem även efter övergången till VIOL 3, säger Maria.

Förberedelserna har varit i gång under en lång tid för de båda företagen. Maria berättar att Sveaskogs förberedelser pågått i flera år och projektet har hela tiden omfattat både deras affärer, verksamhet och egna IT-system men att de successivt utökat omfattningen av projektet. Sveaskog är även ett av de företag som ingår i milstolpen ”Skarp drift isolerade affärer” och en del av detta ingår också i deras förberedelser inför starten.

– Skarp drift isolerade affärer ger oss möjlighet att utvärdera anpassningen av våra system, utbildning av vår verksamhet, supportprocessen (både vår och Biometrias), chaufförer och kunders upplevelse av VIOL 3 bland annat. Därigenom kan vi utvärdera och dra lärdomar inför driftstarten i maj 2025 och vara väl förberedda inför övergången till VIOL 3, berättar Maria. Vi tror också att det är en viktig del för branschen att testa några flöden i produktion innan Go Live.

Även Södras förberedelser har pågått under lång tid och omfattar många områden, bland annat har de en egen systemlösning som tas fram för att den ska fungera ihop med VIOL 3, men just nu ligger fokus på arbetet inför nästkommande milstolpe ”Samtliga kunders driftförberedelser”, Milstolpen innebär att alla kunder får tillgång till att lägga in det data i produktionsmiljön som man själv ansvarar för att administrera:

– Vi arbetar just nu intensivt med att ta fram och kvalitetssäkra den grunddata som vi behöver ladda VIOL 3’s produktionsmiljö med. Att grunddatat är korrekt och fullständigt uppsatt är en förutsättning för att vi ska kunna sätta upp våra affärer i VIOL 3. Det är en enorm utmaning att få med sig all data till VIOL 3. Det är mycket stora mängder sortiment, platser, aktörer, mätningsflöden och annat som behöver sättas upp för att vi ska kunna genomföra våra affärer i VIOL 3, säger Axel.

Att förbereda sig för att börja registrera allt sitt affärsdata är något som Maria berättar att Sveaskog också arbetar med just nu:

– Just nu är det kritiskt att hela branschen gör sig redo för VIOL 3. Det är ett omfattande arbete med att registrera alla köparekontrakt, kontraktskedjor, prislistor, transportprislistor och så vidare. Det kommer krävas ett intensivt arbete med detta och det är viktigt att komma i gång i tid.

Axel säger att all teori nu ska omsättas till praktik.
– Många företag har lagt upp en plan kring vilka sortiment de ska handla med, hur dessa ska mätas och hur det ska prisräknas. Vi är nu inne i fasen där varje företags planer måste samordnas med sina affärspartners planer, vilket inte är helt lätt. Det är många olika företag med många olika behov som ska enas om hur upplägget ska se ut.

På frågan om vilket råd Sveaskog och Södra vill ge till andra i branschen är svaren solklara:

– VIOL 3 är en stor omställning för en hel bransch, det är en enorm utmaning att alla involverade delar i virkessveriges verksamheter och system ska fungera och gå i takt. Alla måste se till att vara redo så att vi tillsammans får övergången till VIOL 3 att bli så smidig som möjligt, säger Maria.

Axel menar att det är viktigt att inte underskatta mängden arbete det krävs för att sätta upp sina affärer i VIOL 3.

– Prata med era affärspartners, era åkerier och entreprenörer för att säkerställa att alla är med på banan. Då vi alla sitter ihop påverkar det fler än det enskilda bolaget om de inte är förberedda för VIOL 3, säger han.

Att tiden är knapp innan Go Live och att det är viktigt att komma i gång är båda överens om:

– Avsätt tid för att analysera och förstå skillnaderna mellan VIOL 2 och 3, samt hur det påverkar ditt företags verksamhet och system, avslutar Maria.