BIOMETRIAS VÄG MOT VIOL 3

Kundservice gör sig redo för VIOL 3

Kundserviceavdelningen på Biometria gör ett flertal insatser för att förbereda sig inför övergången från VIOL 2 till VIOL 3. Bland annat har fler personer rekryterats för att förstärka VIOL 3-supporten och en omorganisation har genomförts för att skapa ett tydligt fokus mot både VIOL 2 och VIOL 3. Arbetssätten har förändrats vilket bland annat innebär att det nu finns samordnare för varje tjänsteområde samt supportsamordnare, detta för att kunna säkra fokus och effektivt samarbete och arbetsfördelning.

− Vi har också utökat samarbetet med andra avdelningar inom Biometria,
bland annat virkesmätarorganisationen, för att organisera resurserna som
stöttar upp med VIOL 2 för att tjänstespecialister i sin tur ska kunna fokusera
på VIOL 3. Det är ett arbete som pågått under en längre tid som nu intensifieras
ytterligare. Vi har engagerat en extern part genom en utvärderingsperiod med
goda resultat, här har vi ständig dialog med för att kunna engagera när behov
kommer, säger Ann-Sofie Torgnysdotter, chef Kundservice.

Ann-Sofie Torgnysdotter, chef Kundservice

All personal inom Kundservice är antingen redan färdigutbildad inom VIOL 3 eller är under utbildning just nu. Denna insats startades för över ett år sedan för att i god tid vara förberedd inför kundernas uppstart. Utbildningsinsatsen består av att teoretiskt lära sig hur VIOL 3 fungerar strukturmässigt för att kunna stötta kunder och branschen i sin resa mot VIOL 3 samt praktiskt handhavande i systemet. Det finns också ett tydligt fokus på att överföra kompetens mellan tjänstespecialister för att tillvarata och sprida kompetensen om kundbehov och branschen som våra medarbetare som arbetat länge inom organisationen besitter i VIOL 3 och de som har lång erfarenhet av att stötta kunder i affärer i VIOL 2.

− Vårt mål är att alla inom Kundservice ska få en övergripande förståelse för hur VIOL 3 stöttar affärsflöden och sedan bygger vi vidare med en ständig fördjupning. Vi har såväl generalister som kan grundläggande om allt inom VIOL 3 och specialister inom de olika tjänsteområdena så att vi täcker det totala behovet, säger Ann-Sofie Torgnysdotter.

Hon fortsätter:

− Vi har tänkt steget längre och jobbar både med individuell kompetenshöjning samt har utformat utbildningen för att skapa effektiva team som snabbt kan lösa problem tillsammans.  

Biometria arbetar även över avdelningsgränserna mellan Kundservice, IT, Tjänsteutveckling samt med kundorganisationen Forest Storm inom VIOL 3-programmet för att säkerställa att gemensam kompetens nyttjas till effektiv problemlösning och hantering av supportärenden som behöver 3:e linjens support.

Kundservice och milstolpar i programmet

Kundservice följer de milstolpar som ligger i planen fram till Go Live av VIOL 3 och i den planen ingår support av kunder i VIOL 3, VIOL 2 och nedtrappningen av VIOL 2.

− För kundservice ligger nu driftsättning av produktionsmiljön och förberedelser inför denna närmast. Det betyder att kundservice ska administrera de beställningar av grunddata* som våra kunder skickar in från och med våren 2024. Det är viktigt för oss att säkerställa en god dialog med våra kunder så att vi kan hantera bemanningen av kundservice på rätt sätt under den här perioden.

Kundservice har en tydlig plan som följer programmets milstolpar och ett av de kommande stegen är att stötta under milstolpen Skarp Drift Isolerade Affärer, där ett antal förutbestämda flöden och aktörer ska köras skarpt i VIOL 3. Detta påbörjas i september i år och kommer att innebära att Kundservice ska hantera supportärenden i VIOL 3 som är verklighetsförankrade till faktiska affärer, i stället för affärer kopplade till test och testmiljö.

I december i år ska produktionsmiljön öppnas upp för externa parter att genomföra sina driftförberedelser inför Go Live, vilket kommer innebära ett ökat behov av support och stöd till våra kunder.

− Supportprocessen för VIOL 3 är under ständig utveckling och anpassas hela tiden efter kundbehov, ärendeflöde och var gränssnittet mellan våra supportlinjer behöver vara. Vi arbetar redan nu med frågan kring parallelldrift och parallellsupport och hur nedmonteringen av supporten för VIOL 2 ska ske för att skapa en så smärtfri övergång till VIOL 3 som möjligt, säger Ann-Sofie.

En kartläggning av olika typer av ärenden och hur supporten ska se ut i VIOL 3 pågår också, en prioritering utifrån största nytta för branschen men med hänsyn till företag och segment kommer att behöva göras.

− Under uppstarten av VIOL 3 kommer våra kunder säkert att märka vissa skillnader eftersom det finns en utmaning i att stötta branschen i ett helt nytt system, men ju mer alla kunder förbereder sig, utbildar sig och följer de milstolpar som kundorganisationen Forest Storm satt upp för respektive kundgrupp för att lära sig hantera systemet, desto bättre förutsättningar skapas för hela branschen, avslutar Ann-Sofie. Det är av största vikt att vi alla förbereder oss både kompetensmässigt och resursmässigt för att klara övergången till VIOL 3 och här har alla aktörer en viktig roll att spela.

FRÅGOR OCH SVAR

Påverkas kostnaden för support i och med VIOL 3?
Supporten kommer efter Go Live att debiteras på liknande sätt som den görs för VIOL 2-supporten idag, där vi debiterar för nedlagd tid för ärendehantering.

Vad behöver jag som kund göra nu?
Har du inte påbörjat din resa mot VIOL 3 så är det hög tid att börja nu, vi närmar oss Go Live och det finns många förberedelser som du som kund behöver göra innan dess.

Börja med att ta del av den information som finns på Biometria.se, läs in dig på milstolparna för respektive kundgrupp. Är du osäker på vilken kundgrupp du tillhör går det bra att kontakta Biometrias support.  Det är också viktigt att du som kund har en god dialog kring VIOL 3 med dina egna systemleverantörer för att ställa era interna system redo att kommunicera med VIOL 3 om det är det ni önskar.

För att få stöd i dina frågeställningar kring VIOL 3 går det bra att kontakta vår support:
Mina sidor/Kundtestmiljön VIOL 3/Mina ärenden/Nytt Ärende.

Om du inte har tillgång till Mina Sidor sedan tidigare kan du mejla oss på support.viol3@biometria.se så kan vi hjälpa dig i gång och guida dig rätt.

___________________________________________________________________________

*I december 2024 startar milstolpen Samtliga Kunders Driftförberedelser och inför detta behöver våra kunder beställa sin grunduppsättning av data från och med maj 2024. Grunduppsättning av data är exempelvis juridisk aktör, organisationsstruktur, platser med mera.